Phím tắt Excel là thứ khiến người làm bảng tính lâu năm trông như đang bay trên bàn phím. Bạn không cần thuộc cả trăm tổ hợp trong một ngày. Cách hiệu quả hơn là học từng nhóm nhỏ. Dùng liên tục vài ngày cho thành phản xạ, rồi mới sang nhóm tiếp theo. Bài này gom những phím tắt thực sự dùng nhiều, chia theo công việc.
Nhóm phím di chuyển nhanh
Cuộn chuột trong bảng dài là việc tốn thời gian nhất. Hãy bắt đầu bằng nhóm phím này.
- Ctrl + phím mũi tên: nhảy tới ô cuối cùng có dữ liệu theo hướng bạn bấm. Đây là phím tắt tiết kiệm thời gian nhất với bảng dài.
- Ctrl + Home: về ô A1. Ctrl + End: tới ô cuối của vùng dữ liệu đã dùng.
- Ctrl + Page Down và Ctrl + Page Up: chuyển sang sheet kế tiếp hoặc sheet trước.
- F5 hoặc Ctrl + G: mở hộp thoại Go To để nhảy thẳng tới một ô, ví dụ nhập B500 rồi Enter.
Khi bảng có hàng nghìn dòng, chỉ riêng Ctrl cộng mũi tên đã giúp bạn đỡ cuộn chuột hàng chục lần mỗi ngày.
Nhóm phím chọn vùng dữ liệu
Chọn đúng vùng là bước đầu của hầu hết thao tác: định dạng, sao chép, tạo biểu đồ.
Giữ Shift cùng phím mũi tên để mở rộng vùng chọn từng ô.
Kết hợp Ctrl + Shift + mũi tên để chọn một mạch tới cuối khối dữ liệu. Ví dụ, đặt ô ở tiêu đề cột rồi bấm Ctrl + Shift + mũi tên xuống sẽ chọn cả cột dữ liệu.
Ctrl + A chọn toàn bộ vùng dữ liệu hiện tại. Bấm lần thứ hai sẽ chọn cả trang tính. Ctrl + Space chọn cả cột, còn Shift + Space chọn cả dòng, rất tiện khi bạn muốn chèn hoặc xoá dòng.
Nhóm phím nhập và sửa dữ liệu
Một vài phím nhỏ nhưng cứu bạn khỏi rất nhiều thao tác chuột.
F2 cho phép sửa trực tiếp nội dung ô đang chọn. Alt + Enter xuống dòng bên trong cùng một ô, hữu ích khi nhập địa chỉ hoặc ghi chú dài. Ctrl + D sao chép dữ liệu từ ô phía trên xuống ô đang chọn. Ctrl + R sao chép từ ô bên trái sang phải.
Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) nhập ngày hôm nay, còn Ctrl + Shift + ; nhập giờ hiện tại. Hai phím này tiện cho sổ theo dõi mà bạn không muốn dữ liệu ngày tự thay đổi mỗi lần mở file.
Còn Ctrl + Z để hoàn tác và Ctrl + Y để làm lại. Chúng tôi nhắc lại vì rất nhiều người vẫn bấm vào nút mũi tên trên thanh công cụ.
Nhóm phím định dạng
Định dạng thủ công chiếm khá nhiều thời gian nếu cứ rê chuột lên thanh Ribbon.
- Ctrl + 1: mở hộp thoại Format Cells, nơi chỉnh số, ngày, căn lề, viền.
- Ctrl + Shift + 1: định dạng số có dấu phân cách hàng nghìn.
- Ctrl + Shift + 4: định dạng tiền tệ. Ctrl + Shift + 5: định dạng phần trăm.
- Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U: in đậm, in nghiêng, gạch chân.
- Alt + H, rồi O, rồi I: tự động giãn độ rộng cột vừa nội dung.
Dãy phím có Alt ở cuối là cách dùng Ribbon bằng bàn phím. Sau khi bấm Alt, Excel hiện chữ cái nhỏ trên từng tab, bạn bấm theo các chữ đó để vào lệnh mong muốn.
Nhóm phím làm việc với công thức
Đây là nhóm giúp bạn bớt lỗi nhất.
F4 là phím đáng giá nhất khi viết công thức. Khi con trỏ nằm trên một địa chỉ ô, mỗi lần bấm F4 sẽ xoay vòng các kiểu khoá $A$1, A$1, $A1 và A1. Bạn khỏi phải gõ dấu đô la bằng tay.
Alt + = chèn nhanh hàm SUM cho vùng liền kề. Ctrl + ` (dấu huyền, phía trên phím Tab) bật hoặc tắt chế độ hiển thị công thức trong cả trang tính, giúp bạn rà soát công thức rất nhanh.
Ctrl + Shift + Enter nhập công thức mảng ở các bản Excel cũ. Nếu bạn quan tâm, bài công thức mảng trong Excel cho người mới bàn kỹ hơn.
Cách học phím tắt không bị quên
Nhiều người đọc một bảng phím tắt dài, thấy nhớ được vài cái rồi quên sạch sau hai ngày. Cách ép bản thân học thuộc cả danh sách thường không bền.
Cách tốt hơn là chọn ba phím cho mỗi tuần. Dán một mẩu giấy nhỏ cạnh màn hình. Mỗi lần định rê chuột để làm việc mà phím tắt đã có, hãy dừng lại và bấm phím. Sau khoảng một tuần, ba phím đó sẽ thành phản xạ, rồi bạn thêm ba phím tiếp.
Bạn cũng nên nhớ rằng phím tắt có thể khác nhau chút ít giữa Windows và macOS, hoặc giữa ngôn ngữ bàn phím. Trên Mac, Ctrl thường đổi thành Cmd. Danh sách đầy đủ theo từng hệ điều hành nằm ở trang phím tắt Excel của Microsoft.
Làm quen cùng các ứng dụng Office khác
Nhiều phím trong bài này dùng được cả ở Word và PowerPoint, chẳng hạn Ctrl + B, Ctrl + Z hay Ctrl + C. Muốn nhân rộng thói quen sang soạn thảo văn bản, bạn có thể đọc tiếp bài phím tắt Word thường dùng khi soạn thảo văn bản. Còn khi cần làm slide thì có bài thủ thuật PowerPoint làm slide nhanh.
Việc nhỏ để bạn tự làm
Mở một bảng có ít nhất năm mươi dòng. Hãy thử làm toàn bộ chuỗi thao tác sau mà không đụng tới chuột:
- Về ô A1 bằng Ctrl + Home.
- Nhảy xuống cuối cột bằng Ctrl + mũi tên xuống.
- Chọn cả cột dữ liệu bằng Ctrl + Space.
- Định dạng số có dấu phân cách bằng Ctrl + Shift + 1.
- Tự giãn độ rộng cột bằng Alt, H, O, I.
Nếu mắc ở bước nào, đó chính là nhóm phím bạn nên học trước trong tuần này.
