Thủ thuật PowerPoint đáng học nhất không phải hiệu ứng bay nhảy, mà là những thao tác giúp slide gọn, đều và làm nhanh. Chúng tôi từng thấy một bài thuyết trình hai mươi slide mất cả đêm chỉ vì mỗi slide được chỉnh tay từng ô chữ. Bài này gom lại những thủ thuật PowerPoint giúp bạn tránh cảnh đó.
Thủ thuật PowerPoint số 1: Bắt đầu bằng Slide Master
Slide Master là nơi bạn đặt phông chữ, màu sắc và vị trí tiêu đề cho cả bài. Làm theo các bước sau:
- Bước 1: Vào tab View rồi chọn Slide Master.
- Bước 2: Chọn phông tiêu đề, phông nội dung và màu nền.
- Bước 3: Đặt logo hoặc số trang nếu cần.
- Bước 4: Đóng Master. Mọi slide mới tạo ra sẽ thống nhất.
Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ phải chỉnh từng slide và rất dễ lệch. Người xem có thể không nhận ra ngay, nhưng họ cảm nhận được sự thiếu gọn gàng.
Dùng đúng bố cục thay vì kéo thả
Khi thêm slide mới, chọn bố cục có sẵn ở nút Layout, như Title and Content hoặc Two Content. Các khung chữ đã nằm đúng vị trí và đúng cỡ chữ.
Nếu tự vẽ hộp văn bản và đặt lung tung, bạn sẽ mất khả năng xem outline của bài. Đọc màn hình cho người khiếm thị cũng không hoạt động. Dùng khung chữ có sẵn là cách tốt cho cả người xem lẫn bạn.
Căn chỉnh bằng công cụ thay vì mắt
Mắt người dễ lệch vài điểm ảnh. Hãy để PowerPoint làm việc này:
- Bước 1: Chọn nhiều đối tượng bằng cách giữ Shift hoặc kéo khung.
- Bước 2: Vào tab Shape Format, nút Align.
- Bước 3: Chọn căn trái, căn giữa hoặc phân bố đều theo chiều ngang.
- Bước 4: Bật Gridlines và Guides trong tab View để có đường lưới hỗ trợ.
Giữ Ctrl khi kéo một đối tượng sẽ nhân bản nó, còn giữ thêm Shift sẽ khoá theo đường ngang hoặc dọc. Hai phím này giúp tạo các hàng biểu tượng đều nhau chỉ trong vài giây.
Phím tắt PowerPoint đáng nhớ
Một số tổ hợp phím tiết kiệm thời gian khi đang dựng slide:
- Ctrl + M: thêm slide mới. Ctrl + D: nhân bản đối tượng hoặc slide đang chọn.
- Ctrl + Shift + C và Ctrl + Shift + V: sao chép và dán định dạng giữa hai đối tượng.
- F5: trình chiếu từ slide đầu. Shift + F5: trình chiếu từ slide hiện tại.
- Ctrl + G và Ctrl + Shift + G: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng.
- Alt + F10: mở bảng Selection Pane để quản lý các lớp chồng nhau.
Selection Pane đặc biệt hữu ích khi có nhiều hình chồng lên nhau, vì bạn chọn đúng lớp cần sửa mà không phải click mò.
Giảm chữ, tăng tính trực quan
Một slide đầy chữ khiến người nghe đọc thay vì nghe bạn nói. Quy tắc đơn giản: mỗi slide một ý chính, tối đa khoảng sáu dòng, mỗi dòng ngắn.
Thay một đoạn dài bằng ba gạch đầu dòng hoặc một sơ đồ nhỏ. Chức năng SmartArt biến danh sách thành sơ đồ quy trình chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Với số liệu, dùng biểu đồ thay vì bảng nhiều số.
Nội dung dưới 20 điểm thường khó đọc khi chiếu lên màn hình lớn. Nếu chữ không vừa, hãy tách thành hai slide.
Màu sắc và hình ảnh
Giữ bảng màu cố định gồm hai đến ba màu chính. Chọn màu chữ tương phản mạnh với nền, ví dụ chữ tối trên nền sáng. Tránh đặt chữ lên ảnh phức tạp mà không có lớp mờ phía dưới.
Khi cần ảnh, chọn ảnh đủ lớn để không vỡ khi chiếu. Dùng nút Crop để cắt ảnh đúng khung thay vì kéo méo. Kiểm tra bản quyền ảnh nếu bài được đưa lên mạng.
Nút Designer trong Microsoft 365 có thể gợi ý bố cục dựa trên ảnh và chữ bạn vừa thêm. Đây là điểm xuất phát tiện, nhưng đừng chấp nhận gợi ý đầu tiên một cách máy móc.
Chuyển động vừa đủ
Hiệu ứng chuyển slide và hiệu ứng xuất hiện chữ nên dùng tiết chế. Một kiểu Fade nhẹ cho cả bài thường là đủ. Dùng quá nhiều kiểu khác nhau khiến người xem phân tâm.
Hiệu ứng chỉ nên xuất hiện khi giúp người nghe theo dõi trình tự, ví dụ hiện từng bước của một quy trình theo nhịp bạn nói. Nếu không giải thích được lý do dùng một hiệu ứng, hãy bỏ nó đi.
Trước ngày trình bày
Chạy thử toàn bộ bài ở chế độ trình chiếu ít nhất một lần, tốt nhất trên chính máy sẽ dùng. Phông chữ lạ có thể bị thay thế khi mở trên máy khác. Để an toàn, nhúng phông trong phần Options hoặc xuất bản PDF dự phòng.
Tài liệu hướng dẫn chính thức của Microsoft nằm ở trang hỗ trợ PowerPoint, gồm cả bài về Slide Master và Designer. Nếu thao tác chuột còn chậm, hãy đọc thêm phím tắt Word thường dùng và tổng hợp phím tắt Excel vì nhiều tổ hợp dùng chung cho cả ba ứng dụng. Bạn cũng có thể xem mẹo về bố cục trên Microsoft Create để lấy ý tưởng, và tham khảo các bài hướng dẫn tin học văn phòng khác trên site.
Việc nhỏ để bạn tự làm
Hãy tạo bài năm slide về một chủ đề bạn quen, như lịch học của tuần này. Bước 1: chỉnh Slide Master. Bước 2: chọn đúng bố cục cho từng slide. Bước 3: dùng Align để căn các hình. Khi xong, chiếu thử và tự hỏi: nếu đứng ở cuối phòng, mình có đọc được chữ không? Câu trả lời sẽ cho bạn biết cần chỉnh gì tiếp.
