Phím tắt Word giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh hơn rõ rệt, nhất là khi làm báo cáo, tiểu luận hay hồ sơ dài. Dưới đây là nhóm phím tắt Word dùng đi dùng lại nhiều nhất. Bạn không cần nhớ hết, chỉ cần chọn vài phím để thử ngay.
Phím tắt chọn và di chuyển văn bản
Thay vì kéo chuột để chọn chữ, bàn phím làm việc này chính xác hơn.
- Ctrl + mũi tên trái hoặc phải: nhảy con trỏ từng từ một.
- Ctrl + Shift + mũi tên trái hoặc phải: chọn từng từ liền nhau.
- Ctrl + Shift + mũi tên xuống: chọn tới cuối đoạn.
- Home và End: đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng.
- Ctrl + Home và Ctrl + End: về đầu hoặc cuối tài liệu.
- Ctrl + A: chọn toàn bộ nội dung.
Phím tắt sao chép, dán và hoàn tác
Ctrl + C, Ctrl + X và Ctrl + V là ba phím ai cũng biết. Điều ít người dùng là cách dán giữ định dạng phù hợp.
- Sao chép văn bản từ trang web.
- Đặt con trỏ vào tài liệu và bấm Ctrl + Alt + V để mở Paste Special.
- Chọn Unformatted Text để văn bản lấy đúng kiểu chữ của tài liệu.
Ctrl + Z hoàn tác, Ctrl + Y làm lại. F4 lặp lại thao tác vừa làm, ví dụ tô đậm một cụm từ rồi chọn cụm khác và bấm F4 để tô đậm tiếp.
Phím tắt định dạng chữ và đoạn
- Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U: in đậm, in nghiêng, gạch chân.
- Ctrl + E: căn giữa. Ctrl + L: căn trái. Ctrl + R: căn phải. Ctrl + J: căn đều hai bên.
- Ctrl + Shift + dấu > và Ctrl + Shift + dấu <: tăng và giảm cỡ chữ.
- Ctrl + 1, Ctrl + 2, Ctrl + 5: giãn dòng 1, 2 và 1,5.
- Ctrl + Shift + C và Ctrl + Shift + V: sao chép và dán định dạng, tương đương cây chổi Format Painter.
Để dùng Ctrl + Shift + C và Ctrl + Shift + V, hãy chọn một tiêu đề đã chỉnh đẹp, bấm Ctrl + Shift + C, sang tiêu đề khác rồi bấm Ctrl + Shift + V.
Dùng Styles bằng phím tắt
Khi viết tài liệu dài, nên dùng Styles thay vì chỉnh tay từng tiêu đề. Cách này giúp tạo mục lục tự động và đổi giao diện toàn bài nhanh chóng.
- Chọn tiêu đề và bấm Ctrl + Alt + 1 để áp dụng Heading 1.
- Bấm Ctrl + Alt + 2 cho Heading 2, Ctrl + Alt + 3 cho Heading 3.
- Bấm Ctrl + Shift + N để đưa đoạn về kiểu Normal.
- Vào tab References, chọn Table of Contents để chèn mục lục tự động.
Phím tắt tìm kiếm và thay thế
- Ctrl + F: mở khung tìm kiếm ở thanh bên.
- Ctrl + H: mở hộp Find and Replace để thay một cụm từ bằng cụm khác trong cả tài liệu.
- Ctrl + G: mở hộp Go To, nhảy thẳng tới một trang hoặc mục.
Trong hộp thay thế, dùng nút More để tìm theo định dạng, ví dụ tìm mọi chỗ in đậm rồi đổi sang in nghiêng. Khi soạn văn bản dài, hãy nhấn Ctrl + S thường xuyên.
Phím tắt xử lý trang và bảng
- Ctrl + Enter: chèn ngắt trang, không bị lệch khi bạn thêm chữ ở phía trước.
- Tab trong bảng: chuyển sang ô kế tiếp. Shift + Tab: quay về ô trước. Tab ở ô cuối cùng sẽ thêm một dòng mới.
- Alt + Shift + mũi tên lên hoặc xuống: di chuyển cả dòng của bảng hoặc cả đoạn văn.
- Ctrl + K: chèn liên kết. Alt + Ctrl + F: chèn chú thích cuối trang.
Cách tập thói quen dùng phím tắt
Mỗi lần chỉ học năm phím, chọn những phím giải quyết việc bạn làm nhiều nhất. Hay soạn báo cáo thì ưu tiên nhóm Styles. Hay dán văn bản từ web thì học Paste Special trước.
Phím tắt có thể khác trên macOS hoặc theo bàn phím ngôn ngữ khác. Bạn có thể đối chiếu trong danh sách phím tắt trong Word của Microsoft. Thêm hướng dẫn tổng quan ở trang hỗ trợ Word.
Học cùng các ứng dụng khác
Nhiều phím ở trên dùng được ở cả Excel và PowerPoint. Nếu làm việc nhiều với bảng tính, xem tổng hợp phím tắt Excel. Khi chuẩn bị bài thuyết trình, xem thủ thuật PowerPoint làm slide nhanh và đẹp.
Việc nhỏ để bạn tự làm
Mở một văn bản có ít nhất ba tiêu đề. Gắn Heading 1 và Heading 2 bằng phím tắt thay vì chọn từ thanh công cụ, rồi chèn mục lục tự động. Sau đó đổi kiểu Heading 1 sang một phông khác và xem cả văn bản đổi theo. Làm một lần là bạn sẽ hiểu vì sao Styles đáng học.
