Bài 09: MICROSOFT EXCEL 2010

Mục tiêu bài học:

• Thêm hoặc thay đổi các số và nhãn
• Nhập các công thức căn bản
• Quản lý các trang tính
• Định dạng dữ liệu
• Sắp xếp hoặc lọc dữ liệu
• Tạo và thao tác với biểu đồ
• Tùy chỉnh thiết lập trang

1. Tìm hiểu các thuật ngữ trong Ms Excel

Workbook (Sổ tính)	Một tệp tin Excel chứa một hoặc nhiều trang tính
Worksheet (Trang tính)	Một bản báo cáo đơn hoặc một thẻ trong sổ tính; mặc định mỗi sổ tính gồm có ba trang tính.
Cell (Ô)	Giao của một dòng và một cột;
Cell Address (Địa chỉ ô)	Định danh của giao giữa hàng và cột
Active Cell (Ô hoạt động)	Ô hiện tại được hiển thị với đường viền dày,

– Báo cáo hoặc tài liệu để theo dõi các thông tin dạng số

– Việc tổ chức thông tin trên trang tính được thực hiện theo cách rõ ràng để bạn hay bất kỳ ai khác cũng có thể sử dụng để phân tích nội dung:

• Bao gồm các nhãn và các mô tả phù hợp nằm trong bản báo cáo để người sử dụng có thể hiểu nội dung họ đang xem
• Sử dụng các thành phần thiết kế để nhấn mạnh vùng dữ liệu
  • Sử dụng hợp lý để đảm bảo bản báo cáo không trở nên khó đọc

2. Quản lý các sổ tính(Workbook)

– Tạo mới một sổ tính trống

• Khi bạn khởi động Excel, một sổ tính trống hiển thị và tự động được đặt tên là Book1
• Mỗi khi bạn tạo ra một sổ tính mới trong cùng một phiên làm việc, Excel sẽ đánh số lần lượt là Book2, Book3,…
• Khi bạn thoát khỏi Excel và bắt đầu khởi động lại nó, Excel lại bắt đầu đánh số từ 1
• Để tạo mới một sổ tính trống:

• • Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New, và sau đó trong vùng Available Templates, chọn Blank workbook, nhấp chuột vào Create; hoặc
  • Nhấn CTRL+N

– Tạo một sổ tính mới từ sổ tính mẫu

• Để tạo sổ tính mới sử dụng một mẫu nào đó, nhấp chuột vào thẻ File, và sau đó chọn New

– Nhập dữ liệu trong trang tính

Labels (Nhãn)	Văn bản được nhập vào trong ô được hiển thị một cách chính xác như khi bạn nhập liệu; mặc định được căn lề trái.
Values (Giá trị)	Giá trị dạng số; mặc định được căn lề phải.
Formulas (Công thức)	Bao gồm các tham chiếu ô, các toán tử toán học, và các hàm (các lệnh tính toán) thao tác trên dữ liệu.

• Nhập văn bản hoặc nhãn

• • Nhấp chuột vào ô để chọn nó và sau đó nhập liệu
  • Sử dụng phím Backspace hoặc Delete để khắc phục lỗi nhập liệu đầu vào
  • Khi bạn kết thúc việc nhập liệu, nhấn ENTER để di chuyển đến ô tiếp theo, hoặc nhấn TAB để di chuyển đến ô tiếp theo ở bên phải
  • Có thể nhấp chuột vào ô khác hoặc nhấn bất kỳ phím mũi tên nào để chấp nhận dữ liệu đầu vào trong ô hiện tại
  • Nhãn giúp cho bạn phác thảo được mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu
  • Bạn có thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu một cách trực tiếp trong ô đang hoạt động, hoặc sử dụng thanh công thức để nhập dữ liệu dài.
  • Nhãn có thể chứa đến 32,767 ký tự
  • Nếu một nhãn dài hơn độ rộng của ô :
    • Hiển thị nội dung đè lên đường viền cũ của cột cũng như đè lên vị trí của các ô trống liên tiếp
    • Dữ liệu đầu vào nằm trong các ô liên tiếp sẽ che mất đường viền của cột
  • Bạn có thể dễ dàng thay đổi giao diện và căn lề bất kỳ nhãn nào trong mọi ô
  • Chiều dài tối đa của nội dung công thức là 8,192 ký tự.

• Nhập các số hoặc ngày tháng
  • Số là các giá trị hằng số mặc định được căn lề phải trong ô
  • Nếu bạn nhập các ký tự khác với các chữ số, Excel xử lý toàn bộ dữ liệu nhập vào ô đó là nhãn
  • Excel hiển thị các giá trị không có định dạng
  • Khi bạn nhập các giá trị ngày tháng, nhập ở dạng số

• • • Mặc định các giá trị ngày tháng là m-d-yy
    • Các giá trị ngày tháng có thể không hiển thị ở dạng đầy đủ cả ngày, tháng, năm
    • Nếu Excel không thể hiểu được giá trị ngày tháng, nó sẽ hiển thị giá trị ở dạng văn bản
      • Có thể gây ra những vấn đề trong trang tính nếu bạn sử dụng giá trị ngày tháng này trong công thức hoặc sử dụng để tính toán

– Moving Around the Worksheet

Scroll Bars	Nhấp chuột vào các mũi tên ở phía cuối để di chuyển đến một dòng hoặc một cột tại một thời điểm. Nhấp chuột và kéo hộp cuộn để hiển thị vị trí khác trong trang tính.
Left, Right, Up, Down	Nhấn các phím chỉ hướng để di chuyển đến một ô tại một thời điểm.
Home	Di chuyển đến cột A trong dòng hiện tại.
CTRL+ HOME	Di chuyển tới ô A1.
CTRL+END	Di chuyển tới ô cuối cùng có dữ liệu trong bản báo cáo của bạn.
CTRL+G or F5	Hiển thị hộp thoại Go To để cho phép bạn di chuyển nhanh chóng đến địa chỉ ô, tên của dải ô, hoặc dấu trang (bookmark). Bạn cũng có thể sử dụng nút Special trong hộp thoại Go To để tìm kiếm kiểu thông tin xác định.

– Lưu các sổ tính

• Để lưu những thay đổi được thực hiện với một tệp tin đang tồn tại:
  • Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Save; hoặc
  • Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Save; hoặc
  • Nhấn CTRL+S
• Lần đầu bạn lưu tệp tin, hộp thoại Save As sẽ luôn xuất hiện

• • Mặc định, thư mục My Documents bên trong thư viện Documents là đường dẫn lưu tệp tin
  • Có thể tạo các thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu tài liệu.

• Để lưu thay đổi vào một tập tin có sẵn, nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Save As
• Kiểu tệp tin mặc định được sử dụng cho tệp tin Excel là .xlsx

– Mở các sổ tính

• Để mở một tệp tin:

• • Nhấp chuột vào thẻ File, sau đó chọn Open. Chọn tệp tin bạn muốn và sau đó chọn Open; hoặc
  • Nhấn CTRL+O; hoặc
  • Nhấp chuột vào thẻ File, chọn Recent để hiển thị các tệp tin hay được sử dụng gần đây nhất, và sau đó nhấp chuột vào tên tệp tin

• Khi bạn mở một tệp tin đã được lưu dưới dạng đính kèm trong thư điện tử:

• • Cảnh báo Protected View là cách mà Microsoft Office ghi nhận các tệp tin được gửi qua Internet
  • Nhắc nhở rằng tệp tin này nên được quét trước khi bạn làm việc với nó
  • Khi bạn biết là tệp tin này an toàn để sử dụng, bạn nhấp chuột vào Enable Content và thực hiện những thay đổi của bạn

– Đóng các sổ tính

• Khi bạn không muốn làm việc với sổ tính hiện tại, lưu những sự thay đổi lại và đóng sổ tính để bảo vệ tệp tin khỏi những thay đổi ngoài ý muốn, hoặc để giải phóng tài nguyên của hệ thống cho các tệp tin khác
• Để đóng sổ tính:

• • Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Close, hoặc
  • Nhấn CTRL+W hoặc CTRL+F4, hoặc
  • Nhấp chuột vào nút Close của ứng dụng

3. Thao tác với nội dung

– Cách dễ nhất để thay đổi nội dung của ô là nhập nội dung mới cho ô, sau đó nhấn ENTER

– Để sửa lỗi nhập liệu, nhấn BACKSPACE hoặc DELETE

– Để kích hoạt chế độ chỉnh sửa của Excel:

• Nhấn phím F2,  or
• Nhấp đúp chuột vào ô đó; Excel sẽ hiển thị điểm chèn văn bản
• Sau khi kích hoạt, lựa chọn phần văn bản trong ô:

• • Nhập văn bản thay thế và nhấn ENTER để thoát chế độ chỉnh sửa; hoặc
  • Dùng DELETE để xóa các ký tự không mong muốn trong nội dung của ô

– Chọn các ô

• Trước khi thực hiện một hành động bất kỳ, bạn cần phải chỉ ra dải ô hoặc một phần của trang tính bị ảnh hưởng bởi hành động đó
• Một dải có thể là một ô đơn, một vài ô, hoặc cả trang tính
• Các ô được chọn vẫn còn được giữ nguyên hoặc được đánh dấu cho đến khi bạn nhấp chuột vào một ô hoặc nhấn một phím điều hướng
• Dải ô được chọn xuất hiện với màu sắc ngược lại so với các ô thông thường

Single cell (Ô đơn)	Nhấp chuột vào một ô
Extend the selection (Mở rộng vùng chọn)	Nhấp chuột vào ô đầu tiên và kéo đến ô cuối cùng trong dải ô cần chọn; hoặc nhấp chuột vào ô đầu tiên, giữ phím , và nhấp chuột vào ô cuối trong dải ô.
Entire row (Cả dòng)	Nhấp chuột vào tiêu đề dòng khi bạn quan sát thấy .
Entire column (Cả cột)	Nhấp chuột vào tiêu đề cột khi bạn quan sát thấy  .
Entire worksheet (Cả trang tính)	Nhấp chuột vào nút Select All.
Non-adjacent cells, columns, or rows (Các ô, các cột, hoặc các dòng không liền kề)	Nhấp chuột vào ô, cột, hoặc dòng, giữ phím , sau đó nhấp chuột vào ô, cột, hoặc dòng cần chọn tiếp theo.
Multiple rows (Nhiều dòng)	Nhấp chuột vào số của dòng đầu tiên và kéo qua các dòng cần chọn.
Multiple columns (Nhiều cột)	Nhấp chuột vào ký tự cột đầu tiên và kéo qua các cột cần chọn.

– Sử dụng tính năng thực hiện lùi lại (Undo) hoặc thực hiện lặp lại (Repeat)

• Excel có thể thực hiện lùi lại đến tối đa 100 lệnh vừa được sử dụng

• • “Lịch sử các hành động vừa thực hiện” được hiển thị khi bạn nhấp chuột vào mũi tên bên cạnh nút Undo
  • Lệnh Undo chỉ có thể được thực hiện theo thứ tự ngược lại với các thay đổi đã xảy ra lần lượt trong trang tính

• Tính năng Repeat chỉ có thể sử dụng được nếu đã có một hoặc nhiều lệnh đã được thực hiện lùi lại

• • Cũng có “lịch sử các hành động vừa thực hiện” giống như lệnh Undo
  • Lệnh này cần được thực hiện theo thứ tự ngược lại với các hành động đã được thực hiện lùi lại

– Sao chép và di chuyển dữ liệu

Cut (Cắt)	Chuyển nội dung của một ô hoặc của dải ô vào trong Office Clipboard.
Copy (Sao chép)	Sao chép nội dung của ô hoặc dải ô vào trong Office Clipboard.
Paste (Dán)	Dán bất kỳ hoặc tất cả các nội dung từ Office Clipboard vào một hoặc nhiều vị trí.

• Trỏ chuột vào đường viền của ô chứa nội dung bạn muốn di chuyển và sau đó kéo nội dung của ô tới vị trí mới.
• Trỏ chuột vào đường viền của ô chứa nội dung bạn muốn sao chép, nhấn phím CTRL và sau đó kéo nội dung của ô tới vị trí mới.
• Marquee chỉ ra vùng dữ liệu bạn muốn sao chép hoặc cắt. Để xóa hình chữ nhật chuyển động đó:

• • Nhấn ESC; hoặc
  • Nhập ký tự đầu tiên, số hoặc ký hiệu của mục dữ liệu mới; hoặc
  • Nhấn ENTER để dán các mục đã bị cắt hoặc sao chép vào duy nhất vị trí hiện tại

• Khi bạn nhấn DELETE hoặc sử dụng lệnh Cut, thông tin sẽ bị xóa, nhưng bất kỳ định dạng nào áp dụng cho dữ liệu đó vẫn còn tồn tại trong vị trí ban đầu
• Bạn cần sử dụng lệnh Clear để xem thêm các tùy chọn lên quan đến việc xóa các định dạng. Lệnh này nằm trên thẻ Home, trong nhóm Editing

– Sử dụng Office Clipboard

• Có thể lưu trữ lên đến 24 dải ô trong Office Clipboard tại một thời điểm. Bạn có thể dán bất kỳ hoặc tất cả các mục này theo bất kỳ thứ tự nào
• Hiển thị Office Clipboard bất cứ lúc nào sử dụng Clipboard Dialog box launcher nằm trong nhóm Clipboard của thẻ Home

– Thay đổi độ rộng cột

• Thay đổi độ rộng cột để hiển thị nhiều ký tự hơn
• Khi một mục nhập liệu vào trong một ô dài hơn so với độ rộng cột tiêu chuẩn, Excel hiển thị nhãn bằng cách ghi tràn sang các ô khác nếu các ô đó còn trống
• Dữ liệu là giá trị văn bản hoặc ngày tháng, nó xuất hiện với ký hiệu #:

• Độ rộng cột có thể được thiết lập trong khoảng từ 0 đến 255 ký tự
• Để thay đổi độ rộng cột:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn Format, và sau đó chọn Column Width; hoặc
  • Đặt vị trí trỏ chuột trên dòng tại vị trí cạnh phải của tiêu đề cột được điều chỉnh; khi bạn quan sát thấy biểu tượng

• Để kiểm tra độ rộng của cột, nhấp chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột.

– Điều chỉnh chiều cao của dòng

• Để điều chỉnh chiều cao của dòng:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào Format, và sau đó chọn Row Height; hoặc
  • Đặt vị trí trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng được điều chỉnh. Khi nó thay đổi thành

– Thêm hoặc xóa các dòng, cột, hoặc ô

• Để chèn một cột vào phía bên trái của cột đã chọn:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Insert, chọn Insert Sheet Columns; hoặc
  • Nhấn CTRL+PLUS (dấu cộng) từ bàn phím số, chọn Entire column và nhấp chuột vào OK; hoặc
  • Nhấp chuột phải vào cột đã chọn và chọn Insert

• Để chèn một dòng lên trên dòng đã chọn:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Insert, chọn Insert Sheet Columns; hoặc
  • Nhấn CTRL+MINUS (dấu trừ) từ bàn phím số, chọn Entire row và chọn OK; hoặc
  • Nhấp chuột phải vào dòng đã chọn và nhấp chuột vào Insert

• Để chèn một hoặc nhiều ô vào vị trí hiện tại, trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Insert và sau  đó chọn Insert Cells

– Xóa các dòng, cột, hoặc ô

• Để xóa cột đã chọn:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Delete, và chọn Delete Sheet Columns; hoặc
  • Nhấn CTRL+MINUS  từ bàn phím số, chọn Entire column và chọn OK; hoặc
  • nhấp chuột phải vào cột đã chọn và sau đó chọn Delete.

• Để xóa dòng đã chọn:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Delete, và chọn Delete Sheet Rows; hoặc
  • Nhấn CTRL+MINUS từ bàn phím số, chọn Entire row và chọn OK; hoặc
  • nhấp chuột phải vào dòng đã chọn và sau đó chọn Delete

• Để xóa một hoặc nhiều ô ở vị trí hiện tại, trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên của Delete, và sau đó chọn Delete Cells

– Quản lý các trang tính(Worksheet)

• Sử dụng các nút cuộn thẻ để hiển thị nhiều thẻ trang tính

– Đặt tên các trang tính

• Tên của thẻ trang tính có thể dài đến 31 ký tự
• Để đổi tên một thẻ trang tính:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào Format, và chọn Rename Sheet; hoặc
  • Nhấp đúp chuột vào tên thẻ trang tính và nhập tên mới; hoặc
  • Nhấp chuột phải vào thẻ trang tính và sau đó nhập tên mới.

– Chèn hoặc xóa các trang tính

• Để chèn một trang tính mới:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn Insert, và sau đó chọn Insert Sheet; hoặc
  • Trong vùng diện tích các thẻ, nhấp chuột vào (Insert Worksheet) để tự động thêm một trang tính vào cuối các thẻ trong sổ tính hiện tại; hoặc
  • Nhấn SHIFT+F11; hoặc
  • Nhấp chuột phải vào thẻ bạn muốn thêm một trang tính mới, chọn Insert, Worksheet, và chọn OK

Lưu ý:

• Lưu lại sổ tính trước khi bạn xóa trang tính trong trường hợp bạn muốn chuyển về phiên bản trước của tệp tin
• Không phục hồi được một trang tính đã bị xóa
• Để xóa một trang tính, chọn trang tính và sau đó:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên xuống của Delete, và chọn Delete Sheet; hoặc
  • Nhấp chuột phải vào thẻ trang tính và chọn Delete

4. Sử dụng các công thức đơn giản

– Công thức là một phép tính toán sử dụng các dữ liệu số (hoặc các kiểu dữ liệu khác) trong ô hoặc với các ô khác

– Có thể được liên kết từ trang tính này với các trang tính khác

– Có thể sử dụng một ô làm điểm tham chiếu, hoặc bạn có thể tạo ra những công thức phức tạp với nhiều ô tham chiếu cùng với các hàm tích hợp

– Để bắt đầu nhập công thức, bạn cần nhập dấu bằng (= hoặc +)

• Có thể nhập địa chỉ của ô trong công thức bằng cách nhập trực tiếp vào ô, hoặc nhấp chuột vào các ô liên quan
• Ô nhập công thức sẽ hiển thị kết quả của công thức trong ô đó
• Công thức có thể được quan sát trên thanh công thức

– Có thể sử dụng phím F2 để thay đổi công thức

– Có thể sao chép ô chứa công thức sang các ô khác

• Các tham chiếu trong ô sẽ tự động thay đổi khi được dán vào một ô mới

– Excel tính các công thức theo “thứ tự tự nhiên”:

• Các phép mũ thực hiện trước tiên, sau đó đến phép nhân và chia, sau đó cộng và trừ
• Các ký hiệu sau thường được sử dụng trong Excel để biểu diễn các toán tử toán học chuẩn

*  Nhân  +  Cộng

/  Chia    –   Trừ

– Nếu có một lỗi nào đó xuất hiện hoặc có sự không đồng nhất trong công thức, một đề xuất để sửa lỗi sẽ hiển thị

– Xuất hiện ở góc trên bên trái của ô để cảnh báo ô đó có sự khác biệt trong việc sử dụng công thức so với các ô đứng cạnh

– Giúp bạn phân tích dữ liệu trong trang tính bằng cách sử dụng công thức để chi ra xu hướng hoặc các mô hình trong dữ liệu

– Khi dữ liệu được sử dụng để phân tích hoặc so sánh, bạn có thể hiển thị thông tin trong biểu đồ để hiển thị bất kỳ xu hướng hoặc mô hình nào tồn tại.

– Sử dụng các hàm sẵn có trong Excel

=FUNCTION(các giá trị hoặc tham chiếu ô)

=SUM	Tính tổng các giá trị trong dải các ô xác định.
=AVERAGE	Tính giá trị trung bình cộng của các ô xác định (tổng các giá trị trong dải ô chia cho số các chữ số).
=MIN	Hiển thị giá trị nhỏ nhất trong dải ô xác định.
=MAX	Hiển thị giá trị lớn nhất trong dải ô xác định.
=COUNT	Đếm số các giá trị trong một dải ô cụ thể.

• Cell ranges in function should be set up as:

<first cell address>:<last cell address>

• • Có thể xác định dải tham chiếu ô một cách trực tiếp hoặc sử dụng phương pháp “trỏ-tới”

• Khi tính toán giá trị tổng, sử dụng trên thẻ Home trong nhóm Editing
  • Sử dụng mũi tên cạnh công cụ AutoSum để hiển thị các hàm hay được sử dụng khác, hoặc sử dụng More Functions để chọn một hàm khá

– Sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tương đối

• Khi sao chép công thức sử dụng địa chỉ ô tương đối và dán nó vào ô khác, Excel sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu ô trong ô được dán để phản ánh vị trí mới
• Địa chỉ tuyệt đối của ô đề cập đến vị trí chính xác hoặc cố định
• Để thay đổi địa chỉ ô tương đối thành địa chỉ ô tuyệt đối:

• • Nhập dấu $ trước số dòng hoặc ký tự của cột; hoặc
  • Nhấn F4 mỗi khi bạn nhập địa chỉ ô

• • • F4 lần đầu trên địa chỉ ô làm cho cả tham chiếu cột và dòng thành tuyệt đối
    • Nhấn một lần nữa chỉ có tham chiếu dòng trở thành tuyệt đối
    • Nhấn lần thứ ba thì chỉ có tham chiếu cột trở thành tuyệt đối
    • Nhấn phím lần thứ tư sẽ xóa tham chiếu tuyệt đối trên cả cột và dòng

• Có thể chứa cả tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối
  • Dấu ($) biểu thị một tham chiếu tuyệt đối
  • $B6 có nghĩa tham chiếu cột là tuyệt đối – nghĩa là, địa chỉ ô luôn tham chiếu đến cột B
  • B$6 là tham chiếu kết hợp. Trong địa chỉ ô B$6, tham chiếu dòng là tuyệt đối – nghĩa là, địa chỉ ô luôn tham chiếu đến Dòng 6
  • $B$6 là tham chiếu tuyệt đối

• • • Cả tham chiếu cột và dòng là tuyệt đối
    • Bất kỳ công thức nào sử dụng địa chỉ ô sẽ luôn tham chiếu đến ô B6

5. Định dạng dữ liệu

– Định dạng đề cập đến việc thay đổi giao diện cả dữ liệu để thu hút sự chú ý vào các phần trong trang tính, hoặc làm cho dữ liệu trở nên dễ đọc hơn

– Có thể định dạng một ô hoặc dải ô vào bất kỳ thời điểm trước hoặc sau khi nhập dữ liệu

– Để áp dụng định dạng:

• Trên thẻ Home, nhấp chuột vào lệnh để áp dụng định dạng từ nhóm thích hợp; hoặc
• Trên thẻ Home, trong nhóm thích hợp, nhấp chuột vào Format Cells: Dialog box launcher; hoặc
• Nhấn CTRL+ 1 ; hoặc
• Nhấp chuột phải vào ô và chọn Format Cells; hoặc
• Nhấn phím tắt thích hợp để xác định các tính năng định dạng, chẳng hạn như CTRL + B để bôi đậm; hoặc
• Nhấp chuột vào tùy chọn định dạng thích hợp từ thanh công cụ Mini nếu nó được kích hoạt

– Định dạng các giá trị số và các chữ số thập phân

• Các số hiển thị chính xác như lúc bạn nhập ngoại trừ phần đuôi số không

• • Các số lớn hơn độ rộng của ô sẽ được biểu diễn ở định dạng ký hiệu khoa học

• Để định dạng các ô đã chọn mà chứa các giá trị:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Number, nhấp chuột vào Format Cells: Number Dialog box launcher, và sau đó chọn tùy chọn thích hợp từ danh sách Category; hoặc
  • Để sử dụng các tùy chọn mặc định cho các giá trị, trên thẻ Home, trong nhóm Number, nhấp chuột vào mũi tên của Number Format, và nhấp chuột vào định dạng; hoặc
  • Nhấp chuột vào một trong những nút trong nhóm Paragraph của thẻ Home

 

– Thay đổi căn lề ô

• Căn lề đề cập đến vị trí của dữ liệu trong ô

• • Có thể căn nội dung ô theo chiều ngang (độ rộng cột) và căn nội dung ô theo chiều dọc (chiều cao của dòng)

• Để thay đổi căn lề của các ô đã được chọn:

• • Trên thẻ Home, nhóm Alignment, nhấp chuột vào tùy chọn; hoặc:
  • Trên thẻ Home, trong nhóm Alignment, nhấp chuột vào Format Cells: Alignment Dialog box launcher và sau đó chọn tùy chọn căn lề từ thẻ Alignment

 

Horizontal – General, Left (Indent), Center, Right (Indent)	Thay đổi căn lề nội dung của bất kỳ ô nào về tổng quát (mặc định), trái, phải, hoặc giữa.
Horizontal – Fill	Nhân bản nội dung ô để chèn vào chiều rộng của ô một cách hoàn toàn.
Horizontal – Justify	Căn đều hai bên văn bản sang cả phía bên trái và bên phải của ô. Excel tự động bao văn bản khi hình thức căn đều văn bản được sử dụng.
Horizontal – Center Across Selection	Căn giữa tiêu đề xuyên qua nhiều cột cho các tiêu đề.
Horizontal – Distributed (Indent)	Phân phối nội dung trong ô bằng nhau giữa độ rộng ô còn sau khi thụt lề
Indent	Thụt lề văn bản từ bên trái của ô vào hai ký tự.

Vertical – Top, Center, Bottom, Justify, or Distributed	Căn nội dung của ô vào phía trên, giữa, hoặc dưới của ô, không liên quan đến căn lề theo chiều ngang. Sử dụng lệnh Justify sẽ điều chỉnh nội dung ở giữa phía trên và phía dưới của các ô được trộn
Orientation	Xoay các giá trị đến góc từ 90° lên tới -90° xuống, hoặc hiển thị mục dữ liệu theo chiều dọc. Excel điều chỉnh chiều cao của ô một cách tự động.
Wrap text	Điều chỉnh cho nhãn phù hợp trong cột đang tồn tại bằng cách tạo thêm các đường và dãn độ cao dòng. Tính năng này có thể tìm thấy trong thẻ Home và trong nhóm Alignment.
Shrink to fit	Tự động điều chỉnh cỡ chữ văn bản để vừa với khoảng trống có thể.
Merge cells	Xóa đường viền giữa các ô và coi các ô đó như là một ô mới lớn hơn. Các ô có thể được trộn theo chiều ngang, theo chiều dọc, hoặc cả hai. Tính năng này có thể được sử dụng từ thẻ Home và trong nhóm Alignment.
Text Direction	Hiển thị các ký tự từ phải qua trái khi nhập văn bản bằng tiếng Do Thái, Ả rập,… hoặc để nó thành Context cho Excel xác định chiều hiển thị văn bản.

– Thay đổi font chữ và kích thước

• Để định dạng các ô đã chọn:

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Font, nhấp chuột vào định dạng mong muốn; hoặc
  • Trên thẻ Home, trong nhóm Font, nhấp chuột vào Format Cells: Font Dialog box launcher, và sau đó chọn tùy chọn thích hợp từ thẻ Font; hoặc
  • Nhấn CTRL+SHIFT+F và lựa chọn tùy chọn thích hợp từ thẻ Font

 

 

 

– Áp dụng các đường viền cho ô

• Để áp dụng đường viền vào ô:

• • Trên thẻ Home và trong nhóm Font, nhấp chuột vào mũi tên của (Borders)

• • • Chứa tùy chọn Draw Border để thêm đường viền bao quanh các ô bạn chọn

• • Trên thẻ Home, trong nhóm Font, nhấp chuột vào Format Cells: Font Dialog box launcher, chọn thẻ Border, và sau đó chọn tùy chọn:

Line	Chọn phong cách cho đường hoặc màu sắc của đường viền
Presets	Lựa chọn một tùy chọn đã được thiết kế sẵn cho đường viền của các ô đã chọn.
Border	Thêm hoặc xóa các đường của các ô đã được chọn.

– Áp dụng màu sắc và các mẫu (patterns)

• To apply color or pattern to cell:
  • Trên thẻ Home, trong nhóm Font, nhấp chuột vào mũi tên của (Fill Color), hoặc,

– Sử dụng phong cách ô

• Chọn từ nhóm Styles trong thẻ Home.

• Styles based on common formatting attributes
• Bạn định nghĩa các phong cách trong một sổ tính. Bạn không thể lưu chúng trong một tệp tin mẫu
• Khi thay đổi một phong cách, Excel áp dụng thay đổi đó cho tất cả các ô sử dụng phong cách trong mọi trang tính của sổ tính
• Không thể xác định được ô đó đang sử dụng phong cách nào
• Tên của phong cách không thể được xác định rõ rang trong trang tính
• Dựa trên phong cách của theme đang được sử dụng

• • Thay đổi theme hoặc định dạng theme để thay đổi phong cách

6. Sử dụng bộ kiểm tra chính tả

– Chỉ kiểm tra các nhãn văn bản

– Không thể kiểm chứng sự chính xác của các số, ngày tháng và các giá trị thời gian một cách tự động

– Để kích hoạt tính năng Spelling:

• Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, chọn Spelling; hoặc
• Nhấn F7

 

 

 

 

7. Sắp xếp hoặc lọc dữ liệu

– Sắp xếp dữ liệu

• Để sắp xếp dữ liệu:

• • Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, nhấp chuột vào Sort A to Z hoặc Sort Z to A; hoặc
  • Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, nhấp chuột vào Sort & Filter.
  • Kích hoạt hộp thoại Sort cho phép bạn sử dụng nhiều hơn một tùy chọn sắp xếp bằng cách nhấp vào nút Sort trong nhóm Sort & Filter nằm trên thẻ Data

Add Level, Delete Level, Copy Level	Thêm, xóa, hoặc sao chép các cột hoặc dòng sắp xếp
Move Up/Move Down	Di chuyển mức độ sắp xếp đã chọn lên mức độ sắp xếp cao hơn hoặc thấp hơn trong thứ tự sắp xếp.
Options	Sắp xếp theo cột hoặc dòng hay sắp xếp từ trái qua phải, và lựa chọn tiêu chuẩn sắp xếp có phân biệt chữ in hoa, in thường hay không
My data has headers	Hướng dẫn Excel coi dòng/cột đầu tiên là nhãn
Column	Chỉ ra cột được sử dụng cho một mức độ sắp xếp.

Sort On	Lựa chọn ô dữ liệu để sắp xếp, bao gồm Values (giá trị), Cell Color (màu của ô), Font Color (màu chữ), hoặc Cell Icon  (biểu tượng của ô).
Order	Lựa chọn khi nào bạn muốn dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A đến Z, nhỏ nhất tới lớn nhất) hoặc theo chiều giảm dần (Z đến A, lớn nhất đến nhỏ nhất).
Sort by	Lựa chọn cột đầu tiên mà Excel sẽ sử dụng để sắp xếp cơ sở dữ liệu (mức độ sắp xếp chính).
Then by	Lựa chọn các cột tiếp theo được sắp xếp. Khi nhiều dòng trong khóa sắp xếp chính có giá trị giống nhau.

– Lọc thông tin

• Ẩn đi những bản ghi bạn không quan tâm.
• Không làm thay đổi nội dung hoặc thứ tự của thông tin
• Các biểu tượng AutoFilter ở phía bên phải của tên cột hoặc trường
  • Sử dụng các biểu tượng này để chọn các điều kiện cho những bản ghi bạn muốn hiển thị
• Dữ liệu khác ở trong các cột có thêm các tiêu chuẩn lựa chọn khác

Numbers	Bao gồm 10 giá trị trên cùng, trên/dưới giá trị trung bình.
Dates	Bao gồm các giá trị ngày hôm nay, ngày mai, ngày hôm qua, tuần này/tuần tới/tuần trước, tháng này/tháng tới/tháng trước, quý này/quý tới/quý trước, năm này/năm tới/năm trước, năm-tháng-ngày.
Text	Bao gồm các giá trị bắt đầu/kết thúc với, chứa, không chứa.

• Để kích hoạt lệnh Filter, trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, nhấp chuột chọn Filter

• • Sử dụng các mũi tên này để lọc thông tn và chỉ hiển thị dữ liệu

• Để xóa bộ lọc:

• • Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, nhấp chuột vào Clear; hoặc
  • Nhấp chuột vào nút AutoFilter để lọc dữ liệu và sau đó chọn Clear Filter From

8. Biểu đồ

– Để tạo biểu đồ, chọn các dải ô của biểu đồ và sau đó, trên thẻ Insert, trong nhóm Charts, chọn kiểu biểu đồ

– Để hiệu chỉnh biểu đồ, lựa chọn đối tượng trong biểu đồ và sau đó sử dụng các lệnh trong dải ribbon Chart Tools

• Có thể nhúng biểu đồ trên cùng trang tính chứa dữ liệu, hoặc có thể đặt các biểu đồ vào các trang tính riêng rẽ
• Mỗi tập dữ liệu trong biểu đồ là một chuỗi dữ liệu
• Đường nằm ngang của biểu đồ là trục X (X-Axis), và đường nằm dọc của biểu đồ là trục Y (Y-Axis)
• Có thể sử dụng nhãn trên cả hai trục này
• Thêm Legend để giải thích ý nghĩa của các chuỗi dữ liệu

– Phản ánh chính xác bất kỳ mô hình dữ liệu hoặc xu hướng phát triển của dữ liệu

– Biểu đồ được tạo ra dựa trên các ô bạn chọn trước khi kích hoạt tính năng biểu đồ

• Nếu dữ liệu trong biểu đồ không phù hợp với việc phân tích dữ liệu, kiểm tra các chuỗi dữ liệu được sử dụng trong biểu đồ
• Thay đổi kiểu biểu đồ để minh họa cho tốt hơn cho dữ liệu

– Lựa chọn loại biểu đồ

Column	So sánh các giá trị theo thời gian hoặc các thể loại dữ liệu theo chiều dọc.
Line	So sánh xu hướng tiếp theo.
Pie	So sách các chuỗi dữ liệu với tổng giá trị.
Bar	So sánh các giá trị theo thời gian hoặc các thể loại dữ liệu theo chiều ngang.
Area	So sánh sự thay đổi liên tục của các vùng dữ liệu.
Scatter	Xác định các mô hình dữ liệu.
Stock	Hiển thị dữ liệu cao-thấp-đóng; yêu cầu ít nhất ba tập hợp dữ liệu

Surface	Hiển thị xu hướng dữ liệu được biểu diễn ba chiều và một bề mặt liên tục.
Doughnut	Chức năng giống biểu đồ hình bánh, nhưng cho phép biểu diễn nhiều hơn một tập hợp điểm dữ liệu.
Bubble	So sánh ba giá trị được hiển thị giống biểu đồ phân tán (scatter), nhưng được biểu diễn bằng hình bong bóng.
Radar	Xác định các mô hình hoặc xu hướng với các điểm tương ứng với các đường.
Cylinder	Chức năng giống như biểu đồ thanh và biểu đồ cột, nhưng sử dụng hình trụ.
Cone	Chức năng giống biểu đồ thanh và biểu đồ cột, nhưng sử dụng hình nón.
Pyramid	Chức năng giống biểu đồ thanh và biểu đồ cột, nhưng sử dụng hình kim tự tháp.

– Có thể sử dụng bất kỳ biểu đồ nào dưới dạng hai chiều hoặc ba chiều

– Để thay đổi kiểu biểu đồ, nhấp chuột vào biểu đồ và:

• Bên dưới Chart Tools, trên thẻ Design, trong nhóm Type, chọn Change Chart Type; hoặc
• Nhấp chuột phải vào vùng diện tích vẽ của biểu đồ và sau đó chọn Change Chart Type

– Thay đổi bố cục của biểu đồ

Chart Title	Thêm tiêu đề cho biểu đồ
Axis Titles	Thêm các tiêu đề vào trục ngang và dọc; bạn cũng có thể tùy chỉnh các mục trong biểu đồ, chẳng hạn như đơn vị sử dụng trong trục dọc.
Legend	Bao gồm phần giải thích các chuỗi dữ liệu (legend) và vị trí của nó trong biểu đồ.
Data Labels	Bao gồm các nhãn dữ liệu trên biểu đồ.
Data Table	Hiển thị dữ liệu của biểu đồ và nằm bên dưới biểu đồ.
Axes	Bao gồm các nhãn trên các trục ngang và dọc.
Gridlines	Bao gồm các ô lưới trên biểu đồ.

9. In ấn

– Thay đổi cách hiển thị trang tính sử dụng thẻ View:

Zoom	Thay đổi độ phóng đại theo phần trăm để phóng to hoặc thu nhỏ trang tính.
100%	Điều chỉnh độ phóng đại về 100% ngay lập tức.
Zoom to Selection	Phóng đại vào một vùng ô đã chọn trong trang tính.

– Điều chỉnh cách hiển thị:

New Window	Mở một cửa sổ mới chứa một bản sao của trang tính.
Arrange All	Sắp xếp tất cả các cửa sổ trên màn hình vào một trong các bố cục sau: tiled, horizontal, vertical hoặc cascade
Freeze Panes	Khóa các dòng ở phía trên hoặc các cột phía bên trái của các ô được chọn
Split	Tách trang tính thành bốn khung.
Hide	Ẩn cửa sổ hoạt động; điều này hữu ích khi bạn đang làm việc với nhiều cửa sổ và bạn muốn Excel chỉ hiển thị các cửa sổ xác định
Unhide	Hiển thị một hộp thoại liệt kê các cửa sổ đang bị ẩn để bạn có thể chọn và hiển thị lại từng cửa sổ một.
View Side by Side	Đặt hai cửa sổ đang mở cạnh nhau trong một cửa sổ ứng dụng Excel.
Synchronous Scrolling	Cuộn các trang tính trong mỗi khung đồng thời.
Reset Window Position	Khôi phục lại các trang tính được hiển thị thành các kích thước bằng nhau.
Save Workspace	Lưu bố cục hiện tại của các cửa sổ (được gọi là không gian làm việc) để bạn có thể sử dụng nó sau.
Switch Windows	Biểu diễn một danh sách các sổ tính đang mở.

– Tùy chỉnh bản in

• Để xem trước các ngắt trang nằm ở vị trí nào, nhấp chuột vào File và sau đó chọn Print
• Để xóa ngắt trang, chọn cùng một ô, và sau đó trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp chọn Breaks, và sau đó chọn Remove Page Break

• • Muốn xóa tất cả ngắt trang trong trang tính tại một thời điểm, sử dụng Reset All Page Breaks
  • Excel bỏ qua các ngắt trang nếu bạn sử dụng Fit to

• Page Break Preview là một cách hiển thị đặc biệt của trang tính mà trong đó số trang được hiển thị trên màn hình

• • Có thể kéo các ngắt trang đến một vị trí mới
  • Trên thẻ View, trong nhóm Workbook Views, nhấp chuột vào Page Break Preview; hoặc
  • Click (Page Break Preview) từ các nút nằm phía bên phải của thanh trạng thái

– Để thay đổi thiết lập trang:

• Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp chuột vào tùy chọn thay đổi; hoặc

• Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp chuột vào Page Setup Dialog box launcher

– Các thiết lập trang

Orientation	Thiết lập Portrait hoặc landscape
Scaling	Đặt kích thước của trang tính theo tỷ lệ, hoặc để sử dụng tính năng tự co dãn tỷ lệ để vừa trang tính trong một số trang
Paper size	chọn khổ giấy
Print quality	xác định mật độ của các điểm in
First page number	có thể sử dụng tùy chọn này để xác định số trang bắt đầu của trang tính được in

– Thẻ Margins (Lề trang)

Margins	thiết lập lượng khoảng trống  từ các cạnh của giấy xung quanh vùng diện tích được in trong trang tính. Tùy chọn Header thiết lập khoảng cách giữa tiêu đề và cạnh trên của trang, trong khi đó tùy chọn Footer thiết lập khoảng cách giữa chân trang và cạnh dưới của trang giấy
Center on page	Căn giữa trang tính theo chiều ngang, chiều dọc hoặc cả hai trên trang giấy.

– Cách khác để thay đổi lề trang:

• Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp chuột vào Margins; hoặc
• Nhấp chuột vào thẻ File, chọn Print, chọn Show Margins và sau đó kéo đường lề trang mà bạn muốn điều chỉnh

 

 

 

 

– Thẻ Header/Footer

• Tiêu đề trang là văn bản được in trên mọi trang của trang tính
• Chân trang là văn bản được in ở dưới mọi trang
• Một vài tiêu chuẩn cho Tiêu đề và chân trang là có sẵn hoặc tự tạo

• • Mỗi tiêu đề hoặc chân trang gồm có ba phần: Left, Center, và Right
  • Sử dụng các nút này để chèn các biến được sử dụng trong tiêu đề hoặc chân trang

 

 

 

 

Format Text	Thay đổi font chữ và cỡ chữ được nhập vào một trong ba phần.	File Path	Chèn đường dẫn và tên tệp tin hiện tại vào tiêu đề hoặc chân trang; hiển thị thành mã &[Path]&[File].
Page Number	Mã &[Page] hiển thị trong phần được chọn của tiêu đề hoặc chân trang;	File Name	Chèn tên của tệp tin vào tiêu đề hoặc chân trang; hiển thị thành mã &[File].
Number of Pages	Mã &[Pages] hiển thị tổng số trang trong tài liệu	Sheet Name	Chèn tên của trang tính hiện tại; hiển thị thanh mã &[Tab].
Date	Chèn ngày tháng hiện tại vào báo cáo; được hiển thị thành mã &[Date].	Picture	Chèn ảnh vào tiêu đề hoặc chân trang; hiển thị thành mã &[Picture].
Time	Chèn giờ hiện tại vào trong báo cáo; hiển thị thành mã &[Time].	Format Picture	Thay đổi các thuộc tính cho ảnh.

– Thẻ Sheet

Print area: Lựa chọn phần trang tính bạn muốn in.

Print titles: Lặp lại các tiêu đề cột hoặc dòng trên mỗi trang được in

Print: In các phần cụ thể của trang tính trong bản báo cáo

Page order: Thay đổi thứ tự các trang được đánh số và được in.

– In trang tính

• Để in trang tính, nhấp chuột vào thẻ File, và chọn Print

• Tổng số trang trong vùng hiển thị in nằm ở phía dưới bên trái của bản xem trước
• Biểu đồ trong bản xem trước của trang tính hoặc bản in dựa trên vị trí của nó trong trang tính

• • Có thể di chuyển biểu đồ đến một trang tính mới, hoặc chèn ngắt trang giữa dữ liệu và biểu đồ

• Sau khi đảm bảo sẵn sàng để in, bạn có thể chọn tùy chọn Print
• Mặc định, Excel chỉ in trang tính đang được kích hoạt trong sổ tính

• • Có thể xác định in tất cả trang tính trong sổ tính, một nhóm các trang tính hay chỉ một dải ô nào đó