BÀI 3: THỐNG KÊ BẰNG MS EXCEL CƠ BẢN
Trong MS EXCEL để thống kê dữ liệu điều quan trọng nhất cần thiết lập được điều kiện để thống kê, vùng điều kiện có dạng như sau:
I. VÙNG ĐIỀU KIỆN
1. Xây dựng vùng điều kiện theo dạng Điều kiện
-Tên vùng điều kiện phải trùng tên cột thuộc tính của bảng dữ liệu chính (Bảng chứa thông tin thống kê), nên thực hiện sao chép
-Ô phía dưới tên vùng điều kiện gõ nhập điều kiện đơn thuần.
Chú ý:
-Nếu có nhiều điều kiện có quan hệ “VÀ” thì các điều kiện đặt trên cùng một dòng.
-Nếu có nhiều điều kiện có quan hệ “HAY/HOẶC” thì các điều kiện đặt trên những dòng khác nhau.
Ví dụ: Lấy dữ liệu từ bảng ở hình trên, Xây dựng vùng điều kiện theo dạng điều kiện(ĐK) cho những yêu cầu sau:
1.Xây dựng vùng ĐK cho mã hàng PEX92
2.Xây dựng vùng ĐK cho mã hàng PEX92 hoặc SPX92
3.Xây dựng vùng ĐK cho mã hàng có 2 ký tự đầu SP
4.Xây dựng vùng ĐK cho mã hàng có 2 ký tự đầu SP và số lượng >50 tấn
5.Xây dựng vùng ĐK cho mã hàng có 2 ký tự đầu SPX92 hoặc số lượng >130 tấn
2. Xây dựng vùng điều kiện theo dạng Biểu thức điều kiện
-Tên vùng điều kiện bỏ trống hoặc đặt tên bất kỳ nhưng phải khác tên cột thuộc tính trong bảng dữ liệu chính
-Ô phía dưới tên vùng điều kiện là một biểu thức điều kiện(Vế trái vs Vế phải), biểu thức này luôn tham chiếu đến dòng dữ liệu đầu tiên trong bảng dữ liệu.
Chú ý:
-Nếu có nhiều điều kiện có quan hệ “VÀ” thì các điều kiện đặt trong hàm AND.
-Nếu có nhiều điều kiện có quan hệ “HAY/HOẶC” thì các điều kiện đặt trong hàm OR.
Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên xây dựng vùng điều kiện theo dạng Biểu thức điều kiện
II. LỌC DỮ LIỆU
1. Lọc Tự Động(Filter)
B1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc
B2: Vào Data / Filter / xuất hiện nút Check ở đầu các cột
B3: Nhấn chuột vào nút Check của cột cần lọc / chọn giá trị lọc
B4: Lần lượt thực hiện để chọn ra giá trị mong muốn
Chú ý: Để bỏ lọc Vào Data / chọn lại Filter
2. Lọc Nâng Cao (Advanced)
B1: Xây dựng vùng Điều kiện lọc như ở Mục I
B2: Chọn vùng chứa dữ liệu lọc
B3: Vào Data / Advanced / xuất hiện hộp thoại
Tại Action: chọn Filter the lít, in-place
Tại List Range: Khai báo vùng dữ liệu cần lọc
Tại Criteria range: Khai báo vùng điều kiện lọc( đã xây dựng ở B1)
Nhấn OK
III. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU
Ở phần lọc tự động và lọc nâng cao, kết quả lọc hiển thị ngay trên bảng dữ liệu ban đầu, nếu cần sao chép kết quả ra vùng khác hoặc ta thực hiện rút trích như sau:
B1: Xây dựng vùng Điều kiện lọc như ở Mục I
B2: Chọn vùng chứa dữ liệu lọc
B3: Vào Data / Advanced / xuất hiện hộp thoại
Tại Action: chọn Copy to another location
Tại List Range: Khai báo vùng dữ liệu cần lọc
Tại Criteria range: Khai báo vùng điều kiện lọc( đã xây dựng ở B1)
Tại Copy to: Chọn 1 ô của vùng nhận dữ liệu trả về
Nhấn OK
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu và lọc ra công việc internet
IV. THỐNG KÊ CƠ BẢN
1. Thống Kê Bằng Nhóm Hàm Điều Kiện
-SUMIF, COUNTIF: Đã được học phần trước
-SUMIFS, COUNTIFS: Tương tự hàm SUMIF, COUNTIF
2. Thống Kê Bằng Nhóm Hàm DATABASE
B1: Xây dựng vùng Điều kiện thống kê như ở Mục I
B2: Sử dụng các hàm thống kê có chung cú pháp như sau:
=TÊN HÀM(DATABASE, FIELD, CRITERIA)
Giải thích:
–DATABASE: Bảng dữ liệu (chọn cả tiêu đề của bảng)
–FIELD: Cột tính (có thể vị trí cột, tên cột)
–CRITERIA: Vùng điều kiện B1
DSUM:TÍNH TỔNG
DAVERAGE: TÍNH TRUNG BÌNH
DMAX, DMIN: TÌM GIÁ TRỊ LỚN NHẤT, NHỎ NHẤT
DCOUNT, DCOUNTA: ĐẾM SỐ PHẦN TỬ ( NÊN DÙNG DCOUNTA)
Ví dụ: Lấy bảng dữ liệu ở mục Rút Trích, Tính Tổng thành tiền của công việc INTERNET
=DSUM(A2:H11,H2,C13:C14)=1917.36
3. Sắp Xếp dữ liệu
B1: Chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp
B2: Vào DATA / chọn SORT / xuất hiện hộp thoại
B3: Thiết lập các tham số hộp thoại / OK
+SORT BY: Chọn cột sắp xếp chính
+THEN BY: Chọn cột sắp xếp phụ nếu cột sắp xếp chính bị trùng
+Chọn hình thức sắp xếp
Nhấn OK
4. Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (SUBTOTAL)
B1: Sắp xếp dữ liệu theo trật tự cần tổng hợp theo nhóm
B2: Vào DATA / chọn SUBTOTAL / xuất hiện hộp thoại
B3: Thiết lập các tham số hộp thoại
+AT EACH CHANGE IN: Chọn cột cần tổng hợp theo nhóm
+USE FUNCTION: Chọn hàm tính toán
+ADD SUBTOTAL TO: Chọn cột cần tính / Nhấn OK
Hình ảnh kết quả sau tổng hợp:
V. VẼ ĐỒ THỊ
B1: Có Bảng dữ liệu cần vẽ đồ thị
B2: Chọn vùng dữ liệu cần vẽ
B3: Vào INSERT / Tại Nhóm CHART / Chọn dạng đồ thị cần vẽ
B4: Thiết lập các thông tin cho đồ thị như: Tên đồ thị, tên các trục, chú thích,…
+Chọn đồ thị hiển thị CHART TOOLS / CHỌN THẺ FORMAT HOẶC DESIGN để thiết lập
—————————————————————kết thúc BÀI 3—————————————————————————–
NẾU CÓ PHẦN NÀO HỌC CÁC BẠN CHƯA HIỂU CÓ THỂ LIÊN HỆ
Điện thoại: 0939.062.358 gặp Mr.Phương
Email: vanphuong0713@gmail.com / ttthphuongnam@gmail.com
FB: https://www.facebook.com/ttthphuongnam
hoặc các bạn Livechat góc dưới bên phải màn hình trang web