BÀI 11: MICROSOFT ACCESS

Mục tiêu bài học:

• Cơ sở dữ liệu là gì?
• Làm thế nào có thể tạo, lưu, mở hoặc đóng cơ sở dữ liệu
• Làm cách nào để tạo và chỉnh sửa các bản ghi?
• Cách sử dụng các truy vấn đơn giản
• Cách tạo và sử dụng các bản báo cáo

1. Microsoft Access là gì?

– Microsoft Access là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS-Database Management System)

– Access bao gồm cả các công cụ cho phép bạn phát triển giao diện thân thiện với người dùng.

– Access là một hệ quản trị CSDL rất phù hợp cho các bài toán vừa và nhỏ.

– MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình thông qua query, form, report.

– Một cơ sở dữ liệu trong Access (phiên bản 2007 và cao hơn) lưu trữ các đối tượng của nó trong một tệp tin đơn có tên mở rộng của tệp tin là .accdb

– Các phiên bản trước của Access sử dụng tên mở rộng .mdb

– Phiên bản Access 2010 có khả năng tương thích với cơ sở dữ liệu của các phiên bản trước.

2. Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu

– Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu có thể truy cập được qua khung điều hướng Access (Access Navigation Pane)

– Các đối tượng bao gồm:

• Bảng (Table)
• Truy vấn (Query)
• Biểu mẫu (Form)
• Báo cáo (Report)
• Macro
• Module

a. Bảng(Table)

– Bảng là thành phần căn bản trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào, một bảng là một tập hợp thông tin về 1 chủ đề xác định.

– Dữ liệu được tổ chức thành các dòng và các cột

• Mỗi dòng là một bản ghi (record)
• Mỗi cột là một trường (Field)

b. Biểu mẫu(Form)

– Biểu mẫu chứa các thành phần, các nút lệnh cho phép nhập liệu và thực hiện nhiều tác vụ khác nhau

c. Báo cáo(Report)

– Được sử dụng để in và tổng kết dữ liệu

– Có thể sử dụng để in hoặc gửi đi như một tập tin thông thường

d. Truy vấn(Query)

– Dùng để để trích xuất một tập dữ liệu con từ một hoặc nhiều bảng

3. Các cách hiển thị đối tượng

– Có 2 cách hiển thị khi bạn làm việc với các đối tượng cơ sở dữ liệu

4. Các thành phần của giao diện

– Có ba thành phần chính trong giao diện người dùng của Access 2010:

• Ribbon (Dải ruy băng)
• Navigation Pane (Khung điều hướng)
• Backstage view (cách hiển thị Hậu trường)

a. Khung điều hướng

– Nằm ở phía bên trái màn hình, khung điều hướng là vị trí trung tâm để từ đó bạn có thể tạo và sử dụng bất kỳ loại đối tượng cơ sở dữ liệu nào

b. Cách hiển thị hậu trường

– Bạn sử dụng cách hiển thị Hậu trường để tạo, mở, lưu, in và quản lý các cơ sở dữ liệu

5. Quản lý các tệp cơ sở dữ liệu

– Các tác vụ quản lý tệp tin trong Access được thực hiện trong cách hiển thị Hậu trường

– Các tác vụ quản lý tệp tin bao gồm:

• Tạo cơ sở dữ liệu
• Mở hay đóng một cơ sở dữ liệu
• Lưu cơ sở dữ liệu với tên mới hoặc vị trí mới
• Sửa chữa và nén cơ sở dữ liệu
• Xuất bản cơ sở dữ liệu để lưu trữ trên web
• Thiết lập các tùy chọn cho cơ sở dữ liệu

a. Tạo cơ sở dữ liệu

– Các cơ sở dữ liệu được tạo ra từ các mẫu cơ sở dữ liệu

– Mẫu cơ sở dữ liệu trống tạo ra một tệp tin cơ sở dữ liệu rỗng; đó là cơ sở dữ liệu được tạo ra mà không chứa bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu nào

– Có thể đặt tên và vị trí lưu trữ cho một cơ sở dữ liệu mới

• Không sử dụng các ký tự đặc biệt cho tên của tập tin
• Độ dài tối đa của tên tập tin là 255 ký tự.

b. Lưu và xuất bản cơ sở dữ liệu

– File/ Save & Publish trong góc hiển thị hậu trường để lưu dữ liệu tại một vị trí nào đó hoặc dưới định dạng khác

c. Đóng cơ sở dữ liệu

– Thực hiện thao tác đóng cơ sở dữ liệu từ góc nhìn hậu trường (Backstage view)

d. Mở cơ sở dữ liệu đang tồn tại

– Có thể mở một CSDL đã tồn tại bằng cách:

• Chọn nó trong danh sách cơ sở dữ liệu đã sử dụng gần đây của Access File/Recent
• Sử dụng lệnh Open và điều hướng đến vị trí lưu trữ tập tin và mở nó

6. Kiến thức căn bản về Bảng(Table)

– Một trường(Field): là một thể loại thông tin trong bảng

– Một bản ghi(Record): là một tập hợp thông tin chứa một hoặc nhiều trường liên quan đến một thực thể

a. Làm việc với bảng ghi(Record)

– Cách hiển thị Datasheet bao gồm:

• Bộ chọn bản ghi
• Nút điều hướng bản ghi
• Hộp chứa số của bản ghi

b. Điều hướng trong trang dữ liệu

– Sử dụng các nút điều hướng để di chuyển trong trang dữ liệu

– Nhập số vào hộp số bản ghi

– Sử dụng các phím điều hướng

– Nhấp chuột vào bất kỳ vị trí nào trong trang dữ liệu

c. Nhập và chỉnh sửa các bản ghi trong cách hiển thị Datasheet

– Bất kỳ thay đổi nào với các bản ghi đều được tự động lưu lại khi bạn chuyển sang một bản ghi khác

– Có thể lưu bản ghi thủ công bằng cách nhấp chuột vào lệnh Save trên thanh công cụ hoặc nhấn CTRL+S

d. Xóa các bản ghi trong cách hiển thị Datasheet

– Khi bạn xóa một bản ghi trong bảng, bạn xóa hết tất cả các trường của bản ghi đó

– Không thể sử dụng Undo cho bản ghi đã bị xóa.

– Nhấp chuột phải vào bộ chọn bản ghi, và sau đó chọn Delete Record

• Nhấp chuột vào Yes để xác nhận việc xóa bản ghi

7. Chuyển giữa các đối tượng đang mở

– Có thể mở và làm việc được với nhiều đối tượng đồng thời

– Mỗi đối tượng hiển thị trên một cửa sổ riêng

– Truy cập đối tượng bằng cách nhấp chuột vào thẻ của nó

8. Thao tác với trang dữ liệu

– Ẩn hoặc hiển thị các cột

– Thay đổi kích thước các trường

– Sắp xếp lại các trường

– Đóng băng (Cố định vị trí) hoặc phá băng (không cố định vị trí) các trường

9. Tìm kiếm dữ liệu

– Để tìm một bản ghi, bạn có thể:

• Nhập số của bản ghi vào hộp số bản ghi
• Sử dụng chức năng tìm kiếm (Find)
• Sắp xếp các bản ghi
• Lọc các bảng
• Sử dụng các truy vấn

a. Sử dụng chức năng tìm kiếm

– Trên nhóm Find click vào biểu tượng Find

• Look In xác định nơi bạn muốn Access thực hiện tìm kiếm
• Nhấp chuột vào Find Next để chuyển tới bản ghi phù hợp tiếp theo

b. Sắp xếp các bảng ghi

– Sắp xếp ảnh hưởng đến cách các bản ghi hiển thị trong trang dữ liệu

– Sắp xếp có thể làm cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn

– Sắp xếp dữ liệu theo một trường: Đưa con trỏ vào vị trí bất kì trong trường, chọn Ascending hoặc Descessding

– Sắp xếp dữ liệu theo nhiều trường: Home / nhóm Sort & Filter / Advandced / Advandced Filter&Sort.

c. Lọc các bảng ghi

– Cho phép bạn cô lập các bản ghi cụ thể mà bạn muốn làm việc để dễ dàng cho việc xem và thao tác với dữ liệu.

– Khi một bộ lọc được áp dụng, chỉ có một tập hợp các bản ghi con được hiển thị trong trang dữ liệu

• Các bản ghi khác sẽ ẩn đi cho tới khi bộ lọc bị hủy bỏ

– Lọc bằng cách lựa chọn

• Lựa chọn bản ghi trong một trường xác định.
• Sử dụng lệnh Home/nhóm Sort&Filter/Filter

• Khi bạn áp dụng một bộ lọc, ký hiệu lọc hiển thị trên một hoặc nhiều tiêu đề cột.
• Bạn cũng có thể tạm thời xóa và áp dụng lại bộ lọc
• Có thể áp dụng bộ lọc và sau đó tạo và áp dụng thêm một bộ lọc khác nữa từ kết quả lọc trước
• Để gỡ bỏ nhiều bộ lọc, sử dụng Clear All Filters

– Lọc nâng cao

• Sử dụng lệnh Home/nhóm Sort&Filter/Advanced/Advanced Filter/Sort

• Thiết kế truy vấn kèm theo điều kiện

• • Chỉ hiện thị những nhân viên có ngày sinh từ 01/09/1998 đến ngày 09/09/1998: Between # 01/09/1998# and #09/09/1998#
  • Chỉ hiển thị những bản ghi có hai ký tự đầu là B1: ‘’B1*’’
  • Sử dụng Not like ‘’B1*’’ là phủ định điều trên
  • Lọc những bản ghi có lương từ 3000000 đến 5000000: >=3000000 and <=5000000
  • Lọc ra những bản ghi mà cột đơn vị không phải ‘’Tài vụ’’: <>’’Tài vụ’’
  • Lọc những bản ghi có đơn vị là ‘’Tài vụ’’ hoặc ‘’Đào tạo’’: sử dụng thêm dòng Or
  • Nếu có đơn giá, số lượng, tính thành tiền thì nhập: Thanhtien:[soluong]*[dongia]

10. Sử dụng các truy vấn(Query)

– Là một phương pháp khác để hiển thị dữ liệu xác định từ một bảng

– Khi thực hiện một truy vấn, dữ liệu được truy xuất được gọi là tập hợp kết quả

– Khi mở một truy vấn, tập hợp kết quả sẽ được hiển thị một cách tự động

– Được lưu trữ như là các đối tượng CSDL

– Có 2 loại truy vấn:

• Các truy vấn chọn dữ liệu (select): tìm kiếm và hiển thị dữ liệu và/hoặc thực hiện các phép tính toán
• Các truy vấn hành động sử dụng để thêm, thay đổi hoặc xóa DL

11. Làm việc với các biểu mẫu(Form)

– Đơn giản hóa các nhiệm vụ nhập dữ liệu

– Sử dụng chung các kỹ thuật sắp xếp, lọc với trang dữ liệu.

a. Tạo form bằng wizard

– Chức năng Form Wizard giúp ta nhanh chóng tạo một biểu mẫu với dữ liệu lấy từ một bảng hay một truy vấn.

– Cách tạo:

• B1. Sử dụng lệnh Create/Nhóm Forms/Form Wizard
• B2. Lựa chọn bảng hoặc Query cần lấy thông tin
• B3. Nhấn vào mũi tên để đưa các trường sang mục Selected Fields
• B4. Next
• B5. Chọn kiểu Form ->next

Dạng form columnar

Dạng form Tabular

Dạng form Datasheet

Dạng form Justified

b. Tạo Form ở chế độ Design View

– Đây là chế độ khi người dùng muốn tự thiết kế Form, thường dùng để sửa chữa lại một Form đã tạo bằng Form Winzad.

– Các bước tạo:

• B1: Create/nhóm Form / Form Design
• B2. Chọn bảng/truy vấn để tạo Form
• B3. Click vào Add existing Fields làm xuất hiện các trường
• B4. Lựa chọn các trường đưa vào Form

12. Báo cáo(Report)

– Các đối tượng thể hiện dữ liệu theo các cách, mục đích khác nhau

– Có thể được in ra giấy hoặc chuyển thành tập tin để hiển trên màn hình

– Các báo cáo cho phép bạn:

• Ghép nhóm và sắp xếp dữ liệu
• Thêm định dạng để nâng cao sự trực quan
• Thực hiện các phép tính toán

– Cách hiển thị báo cáo

• Cách hiển thị Report
  • Chế độ hiển thị mở của báo cáo
  • Cho phép bạn xem dữ liệu

• Xem trước bản in
  • Xem trước một cách chính xác bản in sẽ như thế nào
  • Còn có thể thay đổi thiết lập độ phóng đại

(Sử dụng các thiết lập phóng đại để đọc dữ liệu báo cáo)

• Cách hiển thị bố cục
  • Cách hiển thị sử dụng bảng sử dụng để thiết kế các bản báo cáo

• • Các bố cục:

• • • Tabular (dạng bảng): Tái hiện lại hình ảnh một trang tính, các nhãn được hiển thị phía trên của dữ liệu
    • Stacked (ngăn xếp): Dữ liệu được sắp xếp theo chiều đứng, nhãn hiển thị ở bên trái dữ liệu

• Cách hiển thị thiết kế

• • Được sử dụng để thiết kế các bản báo cáo

(Cho phép bạn xem dữ liệu thực trong một giao diện thiết kế)

a. Cách tạo báo cáo

– Để tạo báo cáo:

• Sử dụng công cụ Report
• Sử dụng Report wizard
• Tạo báo cáo tùy chỉnh từ một báo cáo trống

Sử dụng công cụ báo cáo

• • Nhấp chuột vào bảng hoặc truy vấn trong Navigation Pane mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu cho báo cáo
  • Trong thẻ Create, chọn Report

• • • Một báo cáo mới sẽ được mở dưới kiểu hiển thị theo bố cục

Sử dụng Report wizard

• • Trong thẻ Create, nhấp chuột chọn Report Wizard
  • Thực hiện theo các chỉ dẫn
  • Báo cáo mới được tạo ra dựa trên đặc tả của bạn và được mở trong Print Preview