Bài 07: CÁC TÍNH NĂNG PHỔ BIẾN

Nội dung bài học:

I. Khởi đầu

II. Truy cập các lệnh và tính năng

III. Thao tác với tập tin

Mục tiêu bài học:

• Chỉ ra các bố cục, tính năng tương tự trên màn hình giữa các ứng dụng
• Ghi nhận các mẹo, các công cụ trên màn hình để dễ dàng truy cập
• Làm thế nào để bắt đầu hoặc thoát khỏi chương trình Microsoft Office
• Cách sử dụng và tùy chỉnh thanh công cụ truy xuất nhanh (Quick Access Toolbar)
• Sử dụng các lệnh và điều hướng trên Ribbon
• Cách điều hướng xung quanh màn hình
• Trợ giúp trong Microsoft Office
• Sử dụng thẻ File và Backstage
• Thay đổi các tùy chọn và thiết lập mặc định của chương trình
• Những phương pháp phổ biến để thao tác với dữ liệu

I. Khởi đầu

– Sự tương đồng giữa các chương trình giúp tiết kiệm thời gian để học các khái niệm căn bản của một chương trình mới

– Những khái niệm và những kỹ năng nền tảng trong các chương trình ứng dụng là tương tự nhau

• Sự khác biệt chính liên quan đến vị trí của các lệnh trong mỗi chương trình

– Microsoft Office là một bộ chương trinh phổ biến: Word, Excel, PowerPoint và Access

1. Khởi động chương trình

– Để bắt đầu chương trình Microsoft Office 2010, chọn Start, trỏ tới All Programs, chọn Microsoft Office và nhấp chuột chọn chương trình phù hợp

– Nếu biểu tượng shortcut của các chương trình xuất hiện trên màn hình nền(Desktop) hoặc trên thanh tác vụ khởi động chương trình bằng cách chọn biểu tượng.

2. Thoát khỏi chương trình

– Để thoát chương trình:

• Nhấp chuột vào File và chọn Exit, hoặc
• Chọn nút (Close), hoặc
• Bấm tổ hợp phím ALT + F4

– Nếu bạn có bất kỳ sự thay đổi nào với tài liệu đang mở, bạn sẽ được ứng dụng nhắc nhở lưu tài liệu không lưu những thay đổi đó.

3. Quan sát màn hình

Word

Excel

PowerPoint

Access

Word

Excel

PowerPoint

Access

II. Truy cập các lệnh và tính năng

– ScreenTips chỉ ra các nút hoặc các thành phần trên các thẻ của Ribbon và màn hình

• Để xem ScreenTip, trỏ chuột lên một mục nào đó

– Số lượng các thành phần được hiện thị trong vùng này có thể được cấu hình để hiển thị hoặc được ẩn đi

– Để cấu hình các thành phần, nhấp chuột vào thẻ File và chọn Options

1. Sử dụng thanh công cụ truy xuất nhanh

– Để cấu hình:

• Ở bên phải của thanh công cụ truy xuất nhanh, nhấp chuột chọn Customize Quick Access Toolbar và chọn nút trong danh sách hoặc chọn More Commands; hoặc
• Nhấp chuột vào thẻ File, Options, và sau đó chọn Quick Access Toolbar; hoặc
• Nhấp chuột phải vào thanh Ribbon, và nhấp chuột chọn Customize Quick Access Toolbar

– Có thể di chuyển thanh công cụ:

• Ở bên phải của thanh công cụ truy xuất nhanh, nhấp chuột chọn Customize Quick Access Toolbar và sau đó chọn Show Below the Ribbon; hoặc
• Nhấp chuột phải vào thanh Ribbon, và sau đó chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon; hoặc
• Nhấp chuột phải vào thanh Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar, và sau đó chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon

2. Sử dụng Ribbon

– Các nút lệnh được nhóm một cách logic trên mỗi thẻ

– Các nút xuất hiện với màu sắc khác nhau hoặc có đường viền xung quanh khi chúng hoạt động; rất nhiều trong số đó sẽ bị ngừng kích hoạt khi bạn chọn lại nút đó hoặc chọn một lựa chọn khác

– Mỗi thẻ trên Ribbon bao gồm các nhóm chứa những lệnh liên quan với nhau

– Nếu một nhóm còn có thêm đặc tính với thanh cuộn, Nhấp chuột vào nút    More để hiển thị đầy đủ danh sách hoặc bộ sưu tập gồm các lựa chọn cho tính năng đó

– Nếu một nhóm còn có thêm đặc tính với thanh cuộn, Nhấp chuột vào nút More để hiển thị đầy đủ lựa chọn

• Khi bạn đặt trỏ chuột qua một tùy chọn trong bộ sưu tập, chương trình hiển thị mục được chọn sẽ xuất hiện như thế nào với tùy chọn trong bộ sưu tập để xem trước

– Một vài nhóm trên thanh Ribbon chứa nút Dialog box launcher

• Nhấp chuột chọn nút này để mở hộp thoại hoặc cửa sổ tương ứng được liên kết với tính năng mà bạn muốn áp dụng

– Để thu nhỏ dải Ribbon:

• Nhấp đúp chuột vào một thẻ bất kỳ, hoặc
• Nhấp chuột vào nút

– Để hiển thị lại Ribbon, lặp lại một trong những bước trên

• Nút trên Ribbon đổi thành  

3. Khung điều hướng của Access

– Nằm ở phía bên trái màn hình

– Vị trí trung tâm là nơi mà bạn có thể tạo và sử dụng bất kỳ loại đối tượng cơ sở dữ liệu nào

– Khung điều hướng ở hình trên hiển thị tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu và và không hiển thị các nhóm đối tượng không chứa dữ liệu.

– Cơ sở dữ liệu Access chứa các nhóm Macros và Modules

• Các nhóm này không xuất hiện trong khung điều hướng ở hình trên bởi vì trong cơ sở dữ liệu không chứa những loại đối tượng trên.

– Để mở một đối tượng:

• Nhấp đúp chuột vào đối tượng đó trên khung điều hướng, hoặc
• Nhấp chuột phải vào đối tượng để hiển thị thực đơn tắt

4. Trợ giúp(Help)

– Tính năng trợ giúp trong Microsoft Office 2010 được liên kết với trang Web Office trực tuyến.

– Để truy cập vào chức năng trợ giúp trong Office:

• Nhấp chuột vào nút    (Microsoft Word
  Help); hoặc
• Bấm F1

Thanh công cụ trợ giúp	Những nút trên thanh này giúp bạn di chuyển từ trang trợ giúp này sang trang khác.
Thanh công cụ trợ giúp	Sử dụng trường Type words to search for để tìm kiếm một chủ đề cụ thể nhấp chuột vào mũi tên của nút Search All Word để thay đổi các tùy chọn tìm kiếm.
Thanh công cụ trợ giúp	Nhấp chuột vào bất kỳ mục nào trong danh sách để yêu cầu trợ giúp trên chủ đề đó.
Phạm vi tìm kiếm  hiện thời	Chỉ ra nơi mà Word tìm kiếm trợ giúp, phạm vi tổng quát hoặc tìm trong một lĩnh vực cụ thể
Trạng thái hoặc tùy chọn kết nối	Nhấp chuột vào vùng diện tích này để xem cách thức làm việc của chức năng trợ giúp.

– Sử dụng thanh công cụ trợ giúp

– Sử dụng mục lục

• Để hiển thị danh sách nội dung, nhấp chuột vào nút    (Show Table of Contents)

• • Nghĩa là chủ đề đó có bao gồm các chủ đề con
  • Nghĩa là tất cả các chủ đề trợ giúp con của chủ đề đó đều đang hiển thị,
  • Nhấp chuột vào biểu tượng để hiển thị trang trợ giúp tương ứng
  • Nhấp chuột vào biểu tượng để tham gia các bài giảng trực tuyến về chủ đề đó

– Nhận các trợ giúp bổ sung

• Nói chuyện với đồng nghiệp hoặc gọi đến phòng hỗ trợ giải quyết vấn đề nội bộ
• Liên lạc với Microsoft

• • Trao đổi với nhân viên hỗ trợ bằng cách sử dụng những dịch vụ như trò chuyện trực tuyến hoặc gửi thư điện tử.

• Đăng ký tham gia các trang Web chuyên ngành cho mọi người dùng để có thể chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm
• Tìm kiếm các phương án giải quyết vấn đề trên Internet

• • Bao gồm các trang Web hỗ trợ kỹ thuật, các bài báo trực tuyến hay những câu hỏi thường gặp (FAQs)

III. Thao tác với tập tin

– Ở bảng điều khiển bên trái chứa:

• Các tập lệnh tiêu chaẩn cho các phần mềm

– Góc hiển thị Hậu trường (Backstage view) cũng bao gồm nút Options

• Tùy chỉnh phần mềm cho phù hợp với môi trường làm việc

1.  Thay đổi các tùy chọn của chương trình

– Tùy chỉnh từng chương trình trong bộ Office để đáp ứng với những yêu cầu cụ thể hoặc để đáp ứng với sở thích của bạn

– Một vài tùy chọn được chia sẻ giữa các chương trình Office

• Thay đổi tùy chọn đó trong một chương trình thì nó sẽ được áp dụng cho các chương trình khác trong bộ Office

– Để thay đổi tùy chọn hiển thị của phần mềm, nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Options

2. Sử dụng các công cụ biên tập căn bản

– Một vài tác vụ có chức năng giống nhau giữa các chương trình

– Làm giảm thời gian tìm hiểu cách sử dụng các chương trình khác nhau

– Các tùy chọn trong mỗi hộp thoại tương tự nhau

• Khác nhau ở những đặc điểm riêng được áp dụng cho từng chương trình cụ thể

3. Làm việc cộng tác với người khác

– Truyền thông giúp con người kết nối với nhau trong các mối quan hệ xã hội hay trong công việc

– Công nghệ làm tăng năng suất lao động trong việc

– Hầu hết mỗi nhân viên văn phòng đều có ít nhất một máy tính

– Gần như tất cả mọi người đều kết nối được với nhau thông qua mạng cục bộ ở cơ quan

4. Sử dụng thư điện tử

Để gửi tài liệu sử dụng thư điện tử:

B1.Trong tài liệu hiện hành, Trên thẻ File, nhấp chuột vào Save & Send.

B2. Nhấp chuột chọn Send Using E-mail

– Bạn nên chọn Send a Link như một phương pháp được ưu tiên khi bạn chưa sẻ tài liệu cho đồng nghiệp trong cùng tổ chức

• Đặt tài liệu này ở một vị trí đã được chia sẻ và gửi đường dẫn siêu liên kết, mọi người (trong đó có bạn) luôn luôn cập nhật được dữ liệu trên cùng tài liệu

– Send as PDF hoặc Send as XPS là những lựa chọn hữu dụng nếu bạn muốn không cho người nhận thay đổi tài liệu

5. Lưu vào các đám mây (Cloud)

– Cung cấp một lượng lưu trữ xác định không tính phí và bạn có thể trả tiền để sử dụng dung lượng lưu trữ nhiều hơn hoặc sử dụng các dịch vụ bổ sung nếu cần

– Có thể truy cập vào các tập tin ở bất kỳ nơi nào chỉ cần có kết nối Internet để bạn đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ điện toán đám mây.

– Cho phép bạn gán các quyền để người khác có thể chỉ đọc, hoặc chỉnh sửa các tệp tin đó

– SkyDrive (onedrive.live.com)

• Là một trong những thành phần của nhóm các dịch vụ trực tuyến của Microsoft Windows Live
• Mỗi người sử dụng đã đăng ký Windows Live đều có SkyDrive chứa một không gian lưu trữ miễn phí có dung lượng lưu trữ cụ thể

B1. Mở tài liệu, chọn thẻ File, chọn Save & Send.

B2. Nhấp chuột chọn Save to Web.

B3. Chọn Sign In. Nhập vào tên định danh và mật khẩu cho tài khoản Windows Live của bạn.

B4. Chọn một thư mục trong SkyDrive và chọn Save As.

B5. Thay đổi tên tập tin ở File name và/hoặc loại tập tin ở Save as type.

B6. Chọn Save.

B7. Hãy tạo ra bất kỳ sự thay đổi nào với nội dung tập tin rồi lưu lại một lần nữa.

B8. Đóng tài liệu.

6. Sử dụng mạng

– Tệp tin có thể được xem hoặc chỉnh sửa bởi người khác và người dùng cần phải kích hoạt lệnh để lưu lại được bất kỳ thay đổi nào hoặc bình luận được tạo ra bởi người khác

– SharePoint tích hợp rất nhiều công cụ mà mọi người có thể sử dụng để chia sẻ tài liệu

• Được đề cập tới như là môi trường làm việc cộng tác trên nền tảng web (web-based collaborative environment)
• Ổ đĩa mạng được chia sẻ để lưu trữ các tệp tin và tài liệu – một công ty hoặc phòng ban IT phải thiết kế các máy tính chuyên dụng để lưu trữ các tệp tin
• Điều khiển phiên bản tài liệu – Tại một thời điểm chỉ có một người có thể chỉnh sửa tài liệu
• Điều khiển dòng công việc – Thiết kế các tài liệu phải đi theo đúng quy trình xử lý của dòng công việc
• Mạng xã hội – đăng nhận xét cũng như chia sẻ các tệp tin văn bản hoặc đa phương tiện
• Thư điện tử – cung cấp nơi có thể chứa những thông tin có liên quan đến nhau và các thành viên có thể truy cập các thông tin truyền thông
• Các hình thức truyền thông khác – bạn thiết lập lịch làm việc cho tổ chức hoặc cho nhóm, các phiếu điều tra và thăm dò ý kiến

– Để lưu tài liệu lên SharePoint:

B1. Mở tài liệu, Nhấp chuột vào thẻ File, chọn Share.

B2. Nhấp chuột vào Save to SharePoint.

B3.Nếu cần, nhấp chuột vào Browse for a location sau đó lưu tập tin lại.