BÀI 1: GIỚI THIỆU MS EXCEL

I. GIỚI THIỆU

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Bảng tính Excel giúp cho công việc tính toán trở nên đơn giản, thực hiện nhanh chóng hơn, giúp người dùng quản lý tốt công việc và thời gian. Bảng tính Excel được sử dụng tính toán cho rất nhiều bài toán khác nhau như:

– Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

– Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

– Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

– Vẽ đồ thị và các sơ đồ

– Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

Với những tính năng ứng dụng mạnh mẽ như vậy, Excel được xem là một trong những ứng dụng sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất hiện nay mà không thể bỏ qua và được xem là lợi thế khi xin việc

Sức mạnh của Excel còn được các lập trình viên tích hợp vào các công cụ phân tích và tìm kiếm rất nhiều. Đặc biệt có thể kể đến là các công cụ liên quan đến Facebook. Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của Facebook cũng như là quảng cáo trên Facebook thì việc lọc ra danh sách dựa theo các tiêu chí và xuất ra file Excel được rất nhiều người quan tâm. Không chỉ dừng lại ở đó Excel còn được nhiều lập trình viên đánh giá là một công cụ tuyệt vời nhất. Cái mà toàn bộ những tính năng của nó không biết khi nào mới có thể tận dụng hết được. Và với mọi phần mềm khác khi xuất ra bất kỳ file để đánh giá thì Excel chính là lựa chọn hàng đầu bởi hiệu quả mà nó mang lại.

II. LÀM QUEN CHƯƠNG TRÌNH MS EXCEL

1.Khởi động

Win XP – Win 7:

Cách 1: Nhấn Start – Programs – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2007(2010/2013)
Cách 2: Nhấn Double lên Shortcut Excel 2007/2010/2013 trên nền Desktop

Win 8 – Win 10

Nhấn tổ hợp phím:    + W => xuất hiện hộp thoại bên phải màn hình => nhấn vào settings => chọn EveryWhere =>tại ô search gõ : Excel / chọn Excel..

2.Giao diện chương trình excel

Sau khi khởi động chương trình Excel tùy vào version office bạn sẽ thấy giao diện như sau

Giao diện Excel cơ bản giữa các Version không khác nhau nhiều, nên để tiện chúng ta chọn một giao diện để phân tích các thành phần:

(1) Title( thanh tiêu đề): hiển thị tên tập tin (book1) – và tên chương trình (Microsoft Excel Preview)

(2) Tab Ribbon( Nhóm lệnh): Tích hợp các nhóm lệnh trong chương trình dưới dạng hình ảnh( Visual) giúp người dùng chọn lệnh thực hiện nhanh chóng

(3) Function bar( Thanh Công thức): hiển thị địa chỉ ô(cell) con trỏ đang đứng(gọi ô hiện hành) và nội dung ô đó, đồng thời cho phép người dùng chèn nhanh hàm muốn sử dụng ( nhấn vào fx)

(4) Worksheet ( Vùng làm việc): Vùng này để xây dựng và thực thi bảng tính theo yêu cầu

(5) Status bar ( Thanh trạng thái chương trình): Thể hiện trạng thái chương trình, chế độ hiển thị cửa sổ

III. CẤU TRÚC BẢNG TÍNH ( WORKSHEET)

Để giúp các bạn nhập liệu và thực hiện định dạng tốt bảng tính cần phải tìm hiểu bố cục vùng làm việc (4) trong giao diện:

(1) Cột (Columns): Được đánh bằng ký tự chữ cái A, B, C,…tùy vào Version office mà có thể có số lượng cột khác nhau, tối thiểu 256 cột, nhưng trên mọi bảng tính có số lượng cột là không đổi.

(2) Dòng( Rows ): Được đánh bằng ký số 1,2,…tùy vào Version office có số lượng dòng khác nhau, ví dụ như office 2013 số lượng dòng là 1048576 dòng, và trên mọi bảng tính số lượng có dòng là không đổi.

(3) Ô ( Cell ): Ô là giao của cột và dòng, tên ô được viết: ” Tên cột Tên dòng ” Ví dụ: A1, là giao của cột A và dòng số 1. Ngoài ra Excel còn có thể viết tên ô dạng R1C1 ví dụ ô A1 => R1C1: hiểu là chỉ số dòng (R) 1 và chỉ số cột(C) 1 – chính cột A.

(4) Vùng ( Range ): Vùng là tập hợp gồm nhiều ô liên tiếp nhau, tên vùng ” Tên ô đầu:Tên ô cuối” vùng đó ví dụ: A1:D10

IV. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH ( WORKSHEET)

(1) Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

– Chọn cột, dòng cần thay đổi

– Vào Home / format / chọn: Row Height: nhập chiều cao dòng, Column width: nhập độ rộng cột

Chú ý: Nếu muốn điều chỉnh độ rộng cột, chiều cao dòng đồng thời cho nhiều cột cột chọn “Autofit column width” hoặc chiều cao dòng “Autofit row height“

(2) Ẩn Cột, dòng, Sheet

– Chọn đối tượng cần ẩn ( cột, dòng, sheet)

– Vào Home / format / Hide & Unhide / chọn thuộc tính phù hợp

(3) Chèn thêm cột, dòng, ô ( nguyên tắc chèn đơn thuần trước, trên vị trí con trỏ)

– Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

– Home / Insert / chọn đối tượng chèn ( ví dụ : chèn cột chọn Column)

(4) Xóa cột, dòng, ô

– Chọn đối tượng cần Xóa 

– Home / Delete / chọn đối tượng xóa

(5) Thay đổi tên sheet

– Nhấn Chuột phải lên sheet cần thay đổi tên / chọn Rename / nhập tên mới/ nhấn Enter

(6) Chèn thêm Sheet

– Nhấn vào New (+) bên phải Sheet

(7) Xóa sheet

– Nhấn chuột phải lên sheet cần xóa / delete

(8) Sao chép – di chuyển sheet

Trường hợp 1: sao chép, di chuyển trên cùng tập tin( book)

– Nếu sao chép: nhấn thêm phím Ctrl + nhấn chuột vào sheet cần sao chép, kéo đến vị trí mới thả ra.

– Nếu di chuyển: Nhấn giữ chuột vào sheet cần di chuyển, kéo đến vị trí mới thả ra

Trường hợp 2: sao chép, di chuyển sang tập tin khác ( book khác)

– Mở tập tin (book) nhận

– Nhấn chuột phải lên sheet cần sao chép, di chuyển / Move Or Copy/ xuất hiện hộp thoại

Tại: To book: chọn tập tin nhận bản sao chép, copy

Tại: Before sheet: Chọn vị trí đặt sheet

Tại: Create a copy: nếu chọn thì thực hiện copy / nếu không chọn thì di chuyển

V. ĐỊA CHỈ MS EXCEL

Khi viết công thức trong Excel chúng ta luôn luôn phải chú ý đến địa chỉ của ô tham chiếu, mục đích khi di chuyển ( sao chép ) công thức thì tính toán trả về đúng tham chiếu mong muốn. Excel có các dạng địa chỉ cơ bản sau:

1.Địa chỉ tuyệt đối: Dạng địa chỉ khi chúng ta sao chép công thức thì địa chỉ đó không thay đổi : ví dụ $A$1 đây là dạng địa chỉ tuyệt đối.

2.Địa chỉ tương đối: Dạng địa chỉ bị thay đổi tương ứng khi di chuyển công thức ví dụ A1 đây là dạng địa chỉ tương đối.

3.Địa chỉ hỗn hợp: Dạng địa chỉ tổng hợp của 2 loại địa chỉ trên: ví dụ: $A1, A$1, khi ký hiệu “$” ở trước tên cột khi công thức di chuyển cột không đổi dòng đổi ($A1), ngược lại ký hiệu “$” ở trước tên dòng khi công thức di chuyển cột đổi dòng không đổi(A$1).

VI. DỮ LIỆU MS EXCEL

Trong Excel có hai kiểu dữ liệu cơ bản:

1.Kiểu dữ liệu số(Number):

Kiểu dữ liệu số là kiểu dữ liệu tất cả ký tự gõ nhập vào phải là số, kiểu dữ liệu số hiển thị bên phải của ô. 

Chú ý: Thời gian mặc định được hiểu là kiểu dữ liệu số, do vậy khi gõ nhập mặc định phải hiển thị bên phải của ô.

2.Kiểu dữ liệu chuỗi(Text)

Kiểu dữ liệu chuỗi là kiểu dữ liệu tất cả ký tự gõ nhập vào chỉ cần một ký tự khác số, kiểu dữ liệu chuỗi hiển thị bên trái của ô. 

Chú ý: Nếu số muốn chuyển thành chuỗi ký tự đầu tiên gõ nhập vào là dấu ” ‘ ” nháy đơn

VII. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

1.Định dạng số:

B1: Chọn vùng dữ liệu số cần định dạng

B2: Vào Thẻ Home / format / format cell ( hoặc nhấn chuột phải lên vùng vừa chọn / format cell) / xuất hiện hộp thoại

B3: Chọn thẻ Number

Tại: Category: Chọn một kiểu số cần định dạng / chọn định dạng phù hợp

Hoặc có thể định dạng nhanh vào home / tại nhóm Number / Chọn định dạng

Chú ý: Nếu những định dạng số không tìm thấy định dạng như mong muốn, thực hiện tương tự như trên 

Tại Category/ chọn Custom:

Tại Ô Type: gõ nhập định dạng mong muốn

Ví dụ 1: số có 2 chữ số: 01-09 tại Type: 00

Ví dụ 2: 1,000,000 vnđ tại ô Type: #,##0″ vnđ”

2.Định chuỗi (Văn bản):

– Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

– Vào Home / format / format cell / xuất hiện hộp thoại 

– Chọn thẻ Font: nếu định dạng font chữ

– Chọn thẻ Border: nếu kẽ khung

– Chọn thẻ Fill: nếu tô nền

Hoặc thực hiện nhanh trên Tab Home tại nhóm font

3.Định hiển thị dữ liệu trong ô:

– Chọn ô cần định dạng

– Vào Home / format / format cell / xuất hiện hộp thoại / chọn thẻ Alignment / thiết lập hiển thị dữ liệu trong ô phù hợp

Hoặc thực hiện nhanh Vào Tab Home / tại nhóm Alignment / 

Chú ý: Đối với thời gian ngày/tháng/năm nên thực hiện như sau

– Nếu xem thời gian không có tính toán hay còn gọi chuỗi thời gian: gõ dấu nháy đơn ”  ‘ ” rồi nhập thời gian

– Nếu thời gian có tính toán:

B1: Nhập thời gian vào bảng tính theo định dạng của máy

ví dụ: 18/05/2018 máy có định dạng mm/dd/yyyy(tháng/ngày/năm) => nhập vào bảng tính 05/18/2018

B2: Chọn vùng thời gian vừa nhập định dạng lại hiển thị phù hợp với yêu cầu

+ Chọn vùng thời gian cần định dạng

+ Home / format / format cell / chọn thẻ Number 

+ Tại Category/ chọn Custom / tại Type: gõ nhập định dạng phù hợp : ví dụ: dd/mm/yyyy

Bài Tập thực hành: Các bạn chọn một bảng tính mẫu bất kỳ nhập và định dạng giống yêu cầu.

———————————————————–Kết thúc Bài 1———————————————————————–

NẾU CÓ PHẦN NÀO HỌC CÁC BẠN CHƯA HIỂU CÓ THỂ LIÊN HỆ

Điện thoại: 0939.062.358 gặp Mr.Phương

Email: vanphuong0713@gmail.com / ttthphuongnam@gmail.com

FB: https://www.facebook.com/ttthphuongnam

hoặc các bạn Livechat góc dưới bên phải màn hình trang web